Recursos humanos - Educação profissional continuada - Designação de equipes de trabalho

Referência primária - NBC-PA-01, itens 29 a 31

4.1. Visão geral

A NBC-PA-01, item 29, afirma:

29. A firma deve estabelecer políticas e procedimentos para fornecer segurança razoável de que ela possui pessoal suficiente com competência, habilidade e compromisso com os princípios éticos necessários para:

• (a) executar trabalhos de acordo com normas técnicas e exigências regulatórias e legais aplicáveis; e
• (b) permitir à firma ou aos sócios encarregados do trabalho emitir relatórios de auditoria ou outros tipos de relatórios apropriados nas circunstâncias (ver itens A24 a A29 da NBC-PA-01).

A solidez financeira de qualquer firma está fortemente ligada ao número e à qualidade dos profissionais contratados ou que prestam serviços à firma. A consequência natural é que o sucesso da firma está diretamente ligado à administração do seu pessoal.

Sugere-se que a firma indique uma pessoa responsável para todas as funções de recursos humanos. Em firmas de pequeno porte, essas funções podem envolver menos procedimentos e procedimentos mais simples. Por exemplo, no caso de avaliações de desempenho, em vez de uma avaliação de desempenho mais longa e mais formal, o processo pode consistir de memorando datado e assinado pelo revisor e pelo membro da equipe.

DICAS ÚTEIS

As funções a seguir podem ser designadas à pessoa responsável pelos recursos humanos:

1. manutenção de políticas de recursos humanos;
2. identificação de mudanças necessárias das políticas em decorrência de leis e regulamentos trabalhistas e para manter a competitividade no mercado;
3. fornecimento de orientação e consulta sobre assuntos relacionados a recursos humanos;
4. manutenção de sistemas de avaliação de desempenho;
5. conforme solicitado, recomendação de medidas ou procedimentos específicos adequados para a circunstância (ou seja, disciplina, recrutamento);
6. programação de desenvolvimento profissional na firma;
7. manutenção de arquivos de pessoal (incluindo declarações de independência, reconhecimento de confidencialidade e relatórios de educação profissional continuada anuais); e
8. desenvolvimento e aplicação de treinamento de orientação.

4.2. Recrutamento e retenção

Para assegurar que tem a capacidade e a competência necessárias para satisfazer as necessidades de seus clientes, é necessário que a firma avalie rotineiramente seus requisitos de serviços profissionais. Sugere-se que a firma considere o seguinte:

1. expectativa detalhada dos requisitos de trabalho ao longo de cada período para identificar períodos de pico e possíveis carências de recursos;
2. cumprimento de procedimentos padrão para entrevistas de emprego, incluindo documentação do processo;
3. manutenção de normas para qualificações de nível júnior, intermediário e sênior e fornecimento de explicação aos candidatos sobre essas qualificações esperadas durante o processo de recrutamento.

A firma pode considerar o desenvolvimento de material de orientação e requerer que todo pessoal novo participe de sessão de orientação assim que possível após a contratação. Os materiais de orientação incluem normalmente itens como cópia completa das políticas e dos procedimentos da firma, o manual de políticas e benefícios de pessoal, manuais contábeis e de asseguração que incluem os formulários e exemplos da firma (se não disponíveis eletronicamente), detalhes sobre programas de treinamento (se aplicável) e quaisquer informações específicas da firma.

A firma pode considerar, também, estabelecer período de experiência para todo pessoal novo (por exemplo, de três a seis meses da data de contratação), juntamente com uma revisão de desempenho após a conclusão satisfatória desse período. Novos membros de equipe devem ser supervisionados de perto e receber retorno durante esse período.

Oferecer oportunidades de desenvolvimento de carreira para o pessoal aumenta a capacidade da firma de reter profissionais competentes que, por sua vez, proporcionarão sustentabilidade e crescimento contínuo.

É interessante que a firma revise periodicamente a eficácia de seu programa de recrutamento, além de avaliar suas necessidades de recursos atuais para identificar se são necessárias revisões do programa.

DICAS ÚTEIS

Os itens a serem considerados quando a firma está procurando candidatos para contratar podem incluir:

1. verificar credenciais acadêmicas e profissionais e checar as referências;
2. esclarecer os intervalos de tempo nos currículos dos candidatos;
3. considerar a verificação de informes de antecedentes de crédito e criminais;
4. esclarecer aos candidatos a exigência da firma de obter declaração por escrito, anual e para cada trabalho, de que eles são independentes e livres de conflito de interesse; e
5. informar os candidatos sobre o requisito de assinar declaração referente ao entendimento e cumprimento da política de confidencialidade da firma.

O Anexo B apresenta exemplo de declaração de confidencialidade, que as firmas podem usar.

As firmas de pequeno porte enfrentam desafios ainda maiores que as de grande porte, pois competem por esses recursos limitados com o que muitas vezes é entendido como oportunidades reduzidas de crescimento da equipe, combinadas com salários e benefícios menores. Considerando esses desafios, é ainda mais crítico para as firmas de pequeno porte planejarem sua demanda por recursos (lidando assim com o risco de perda de pessoal). É útil considerar o custo de perder equipe para um concorrente ao se estabelecer faixas salariais adequadas para a firma.

4.3. Educação profissional continuada

A NBC-P-04 – Educação Profissional Continuada tem por objetivo regulamentar as atividades que os profissionais devem cumprir com relação às exigências da educação profissional continuada (EPC) como componente integral para a manutenção do registro profissional. Os reguladores no Brasil estabelecem políticas e procedimentos para que esses profissionais atendam esses requisitos.

Uma proposta que vale à pena considerar é fazer com que a pessoa responsável pelos recursos humanos na firma aprove a participação em cursos externos de desenvolvimento profissional.

Sugere-se que os sócios e equipe sejam responsáveis por manter seus próprios registros de desenvolvimento profissional (e, quando aplicável, aderir às orientações da firma). A pessoa responsável pelos recursos humanos na firma pode escolher revisar esses registros anualmente com cada sócio ou membro da equipe.

4.4. Designação de equipes de trabalho

A NBC-PA-01, itens 30 e 31, afirma:

30. A firma deve atribuir a responsabilidade de cada trabalho a um sócio e estabelecer políticas e procedimentos requerendo que:

• (a) a identidade e o papel do sócio encarregado do trabalho sejam comunicados aos membros chave da administração do cliente e aos responsáveis pela governança;
• (b) o sócio encarregado do trabalho tenha a devida competência, habilidade e autoridade para desempenhar o papel; e
• (c) as responsabilidades do sócio encarregado do trabalho sejam claramente definidas e a ele comunicadas (ver item A30 da NBC-PA-01).

31. A firma também deve estabelecer políticas e procedimentos para designar pessoal adequado com a competência e habilidades necessárias para:

• (a) executar trabalhos de acordo com normas técnicas e exigências regulatórias e legais aplicáveis; e
• (b) permitir à firma e aos sócios encarregados dos trabalhos emitirem relatórios de auditoria e outros tipos de relatórios apropriados nas circunstâncias (ver item A31 da NBC-PA-01).

Por meio de suas políticas e seus procedimentos, a firma assegura a designação de sócios e equipe adequados (individual e coletivamente) para cada trabalho. Basicamente, o sócio do trabalho planeja a designação da equipe de trabalho (NBC-TA-220, item 14). O sócio do trabalho também é responsável por assegurar que as pessoas designadas e a equipe de trabalho como um todo, possuam as competências necessárias para concluir o trabalho de acordo com as normas profissionais e o sistema de controle de qualidade da firma.

No caso de firma de pequeno porte, essas designações para trabalhos podem ser resolvidas em uma simples discussão entre os sócios sobre planejamento de futuros trabalhos.

A firma é responsável por assegurar que o sócio do trabalho designado para cada trabalho possua as competências necessárias e tempo suficiente para assumir a responsabilidade geral pela execução do trabalho de acordo com as normas profissionais e os requisitos regulamentares e legais aplicáveis.

O sócio do trabalho também pode planejar oportunidades de aconselhamento a equipe com maior ou menor experiência para direcionar o desenvolvimento de equipe menos experiente.

Ao determinar qual o pessoal apropriado a ser designado para um trabalho, deve ser dada atenção especial à continuidade com o cliente, levando em conta os requisitos de rotação de pessoal, para assegurar o complemento adequado (incluindo experiência e competência) e oportunidade para a equipe de trabalho.

A administração do cliente e outras partes responsáveis pela governança da entidade devem ser informadas da identidade e dos papéis do sócio do trabalho.

No caso de firmas de pequeno porte, a designação da equipe para trabalhos específicos pode ser facilitada por discussão informal entre os sócios sobre os detalhes de trabalhos iminentes e a disponibilidade projetada de tempo da equipe para esses trabalhos.

DICAS ÚTEIS

Ao avaliar os níveis de competência de uma pessoa para trabalhos específicos, o sócio do trabalho ou sócio diretor consideraria na pessoa:

1. o entendimento dos trabalhos, juntamente com a experiência e o treinamento na execução desses trabalhos;
2. o entendimento das normas profissionais e dos requisitos regulamentares e legais aplicáveis ao trabalho;
3. o conhecimento e especialização técnico-contábil;
4. o entendimento da natureza das operações da entidade e o conhecimento de setores especializados, conforme adequado;
5. a capacidade e a especialização para exercer julgamento profissional; e
6. o entendimento do sistema de controle de qualidade da firma.

Nem todas as pessoas da equipe de trabalho precisam ser altamente qualificadas em todas essas áreas. Às pessoas com menos qualificações devem ser atribuídas menores responsabilidades juntamente com mais supervisão dos membros experientes da equipe.

Para ajudar no processo de designação de pessoal para os trabalhos (incluindo as etapas sugeridas do planejamento), o Anexo D pode ser usado para suportar o desenvolvimento das políticas e dos procedimentos da firma.

4.5. Aplicação de políticas de controle de qualidade (disciplina)

O sistema de controle de qualidade da firma requer mais do que monitoramento efetivo. Um processo de execução é fundamental e inclui consequências e procedimentos corretivos para o não cumprimento, negligência, falta do devido zelo e atenção, abuso e embromação.

A firma pode indicar uma pessoa na firma para administrar o processo disciplinar da firma. As medidas corretivas são frequentemente melhor determinadas e administradas por meio de processo consultivo e não de maneira autocrática.

O processo a ser seguido é semelhante ao usado para resolver diferenças de opinião (ver item 5.5). Sugere-se que esse processo inclua documentação fornecida tempestivamente pela pessoa responsável pelos recursos humanos na firma.

Regras e procedimentos muito abrangentes não conseguem abordar completamente assuntos disciplinares e o tipo de medida disciplinar a tomar. Consequentemente, as políticas da firma somente deveriam estabelecer princípios e protocolos gerais que auxiliassem no processo de tratamento de assuntos disciplinares significativos.

Sugere-se que o processo de abordagem de assuntos disciplinares seja objetivo, consciente, aberto e razoável para encontrar e facilitar uma solução tempestiva para o assunto. Contudo, a firma deve defender sua responsabilidade de administrar riscos, preservar as responsabilidades profissionais de independência, evitar conflito de interesse e agir com competência profissional e devido zelo. Naturalmente, a sequência de eventos disciplinares determinada depende, em alguns aspectos, das leis trabalhistas na jurisdição da firma.

Infrações sérias, intencionais e repetidas ou descumprimento às políticas da firma e às regras profissionais não podem ser toleradas. Devem ser tomadas providências adequadas para corrigir o comportamento do sócio ou membro da equipe ou suspender a relação da pessoa com a firma.

DICAS ÚTEIS

As medidas corretivas tomadas dependem das circunstâncias. Essas medidas podem incluir, mas não estão limitadas a:

1. entrevistar a pessoa envolvida para estabelecer os fatos e discutir causas e soluções;
2. conduzir entrevistas de acompanhamento para assegurar que o cumprimento melhorou ou para alertar a equipe envolvida que, de outra forma, serão necessárias medidas corretivas mais enérgicas para proteger o interesse dos clientes e da firma, como:
   1. reprimenda (verbal ou por escrito);
   2. requisito obrigatório para concluir a educação profissional continuada definida;
   3. registro por escrito feito nos arquivos de pessoal;
   4. suspensão do emprego;
   5. desligamento do emprego; ou
   6. notificação formal registrada junto ao comitê disciplinar da associação profissional.

4.6. Premiação por cumprimento

É importante reforçar e enfatizar o compromisso da firma com um sistema de controle de qualidade desenvolvido e efetivo por meio do reforço positivo e do reconhecimento de cumprimento, liderança, inovação, treinamento, desenvolvimento e cooperação – incluindo o envolvimento e a contribuição individual para o controle de qualidade, a ética e a integridade.

O uso de avaliações de desempenho é uma forma que a firma tem de estimular o pessoal a continuar seu desenvolvimento profissional, reforçar o comportamento e o desempenho adequados e proporcionar oportunidade para a crítica construtiva. Sugere-se que essas avaliações não levem em consideração somente o desempenho nos vários trabalhos, mas que incorporem, também, o retorno de diversos supervisores (equipe sênior e sócios) e de clientes, na medida em que estes tenham fornecido comentários. Essas características são consideradas em conjunto com conhecimento técnico, habilidades analíticas e de julgamento, capacidade de comunicação (verbal e escrita) e habilidades de liderança e treinamento.

Sugere-se que o cumprimento das políticas de controle de qualidade da firma seja considerado e tratado na avaliação específica e geral de sócios e equipe individuais de modo contínuo e no processo de revisão de pessoal regularmente programado.

Uma proposta que vale à pena considerar é atribuir pesos apropriados às características observadas acima na avaliação geral do desempenho no trabalho e na determinação dos níveis de remuneração, bônus, adiantamentos, desenvolvimento de carreira e autoridade dentro da firma.

Avaliações de desempenho conduzidas periodicamente incluiriam normalmente a forma e o conteúdo conforme definidos pela política da firma. Elas incluiriam normalmente uma avaliação das oportunidades de desenvolvimento de carreira e promoção do pessoal, bem como remuneração.

Estudo de caso – Recursos humanos

Para detalhes do estudo de caso, consultar a “Introdução ao estudo de caso” no Guia.

M.M Auditores Independentes

Grande parte do futuro sucesso da firma de Marcelo depende das decisões que ele está tomando hoje com relação a recursos humanos. A firma de Marcelo poderia convenientemente utilizar os serviços de auditor profissional experiente para tratar dos assuntos de recursos humanos que requerem sua atenção.

O primeiro problema refere-se ao processo de recrutamento e retenção da firma. A firma não possui nenhum processo que ajude Marcelo a selecionar as pessoas que possuam as competências necessárias, e a integridade não é um elemento adequadamente considerado na seleção dos candidatos. Marcelo poderia buscar ajuda de agência de empregos profissional ou procurar sua associação de classe para determinar se ela presta serviços de recrutamento.

Devem ser desenvolvidos procedimentos padronizados que Marcelo possa utilizar para entrevistar candidatos. Isso o ajudará a obter a informações que precisa para tomar uma decisão informada. Além disso, é essencial haver uma política referente à confirmação das qualificações dos candidatos e à verificação de referências.

Além do que, Marcelo não tem noção sobre quaisquer requisitos de educação profissional continuada. Embora isso possa não ser assunto regulamentado para a equipe atual, é um requisito para Marcelo e uma necessidade prática de Débora e de outros membros da equipe de trabalho. Além disso, Marcelo não está instruindo sua equipe por meio de orientação e treinamento nem desenvolvendo o conjunto de habilidades dos membros menos experientes da equipe (o que renderia dividendos pelo aumento da produtividade).

Não sabemos se é devidamente atribuída a responsabilidade sistemática pela designação de equipes de trabalho específicas ou pelo conjunto de habilidades de uma equipe de trabalho específica. Parece provável que isso seja feito em função do tempo disponível do pessoal, embora esta seja somente uma das diversas considerações que devem ser levadas em conta na decisão sobre qual equipe designar para um trabalho. Mais importante, não há evidência de planejamento, supervisão (a maioria dos membros da equipe é bastante inexperiente e, mesmo assim, se espera que se atue sozinha sem oportunidade de consulta) ou revisão adequados. No caso de Débora, descobrimos que ela revisa seu próprio trabalho.

Não existe processo de avaliação formal de desempenho. Consequentemente, é natural que também exista pouco desenvolvimento de carreira planejado para a equipe e não seja fornecida nenhuma instrução nas áreas para aprimoramento. Isso seria especialmente útil para Roberto que necessita ser corrigido e orientado sobre elaboração de arquivos, conforme indicado por suas omissões de documentação de arquivos.

Marcel precisa reconhecer que o investimento apropriado em pessoal e talvez até levar em consideração a contratação de pessoal mais experiente, reverteria em dividendos em termos da capacidade da firma em atender sua clientela existente, bem como atrair novos clientes.

Melhor seria que Marcelo delegasse toda a função de RH a um prestador de serviço ou buscasse assessoria de membro da equipe qualificado. É preciso desenvolver políticas para contratação, treinamento, avaliação, remuneração (incluindo reconhecimento por trabalho de alta qualidade) e supervisão efetiva do trabalho, incluindo procedimentos que evidenciam a execução dessas políticas.

Essas providências permitiriam a Marcelo cumprir a norma requerida pela NBC-PA-01, itens 29 a 31.