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FUNDAÇÃO DE APOIO A PROJETOS CULTURAIS E EDUCACIONAIS

CONTABILIDADE DO TERCEIRO SETOR

FUNDAÇÕES DE APOIO A PROJETOS CULTURAIS E EDUCACIONAIS

VERBAS RECEBIDAS E DE SUA APLICAÇÃO EM PROJETOS ESPECÍFICOS

Perguntas e Respostas sobre Contabilização

1. A QUESTÃO

1. Procedimentos Contábeis
2. Objeto Social da Fundação
3. Destinação dos Bens Materiais e Equipamentos Utilizados nos Projetos

1.1. Procedimentos Contábeis

Em 10/04/2007 funcionária de uma Fundação escreve:

Gostaria de receber instruções de como efetuar os procedimentos contábeis relativos à contabilização de bens normalmente seriam registrados no Ativo Permanente. Os bens foram adquiridos com a utilização de verbas doadas por terceiros e foram fornecidos a parceiros por meio de contrato para execução de projetos específicos.

1.2. Objeto Social da Fundação

A fundação é entidade sem fins lucrativos que se destina ao gerenciamento financeiro de projetos por meio de parcerias e alguns desses projetos precisam utilizar bens patrimoniais que normalmente são contabilizados no Ativo Permanente.

Como operação passiva, a Fundação celebra contratos com vários órgãos de todas as esferas públicas e também com empresas privadas que fornecem as verbas para aplicação em projetos pré-determinados. Esses contratos transferem à fundação a responsabilidade pelo gerenciamento financeiro dos recursos recebidos.

Como operação ativa, a Fundação repassa as verbas recebidas para parceiros executores dos projetos. Depois de executado o projeto, o parceiro executor apresenta sua prestação de contas.

Por conseguinte, depois de encerrada a execução do projeto, a Fundação prestará contas às entidades fornecedoras das verbas aplicadas. Quando forem aprovadas as contas, na contabilidade a obrigação ativa é lançada contra a obrigação passiva.

1.3. Destinação dos Bens Materiais e Equipamentos Utilizados nos Projetos

Em alguns desses contratos com parceiros executores dos projetos fica estabelecido no plano de aplicação dos recursos financeiros que a fundação fica responsável pela aquisição de equipamentos e outros bens materiais que serão utilizados para execução do projeto. Ao terminar a execução do projeto esses equipamentos e bens materiais serão devolvidos à fundação, para que sejam doados a outras entidades.

Esses bens não devem figurar no Ativo Permanente da Fundação porque serão baixados quando forem doados a outras entidades depois de terminada a execução do projeto.

A principal dúvida é:

Não sendo possível a contabilização da aquisição desses bens no Ativo Permanente da fundação por serem bens de terceiros, onde pode ser feito o registro contábil?

No momento em que a Fundação efetuar a doação desses bens devolvidos pelos parceiros executores dos projetos, não é conveniente usar uma conta de despesas para o lançamento dessa doação, pois isso afetaria o resultado do exercício social da fundação. Então, pergunta-se: Como proceder para que não seja alterado o resultado?

Como proceder aos lançamentos contábeis dessas aquisições de bens materiais e equipamentos que serão devolvidos pelos executores dos projetos e depois doados a terceiros?

2. RESPOSTA DO COSIFE

1. Princípio Fundamental de Contabilidade da Entidade
2. Bens Patrimoniais Recebidos no Momento da Constituição da Entidade
3. Idênticas Práticas Contábeis em Outras Áreas de Atuação

2.1. Princípio Fundamental de Contabilidade da Entidade

Segundo o Princípio da Entidade os patrimônios das entidades não se misturam. Por isso, no caso da fundação em questão e de outras entidades que administram bens de terceiros, a contabilização dos vários patrimônios administrados deve ser feita em separado, embora sejam utilizados os livros e registros contábeis da entidade administradora.

2.2. Bens Patrimoniais Recebidos no Momento da Constituição da Entidade

Normalmente os Bens Materiais e Equipamentos recebidos pelas entidades sem fins lucrativos no momento de sua constituição são lançados a débito do Ativo Permanente e a crédito do Patrimônio Social.

Esses mesmos bens patrimoniais quando recebidos durante a vida útil da entidade serão lançados a débito do Ativo Permanente e a crédito de uma Conta de Resultados Credores - Receitas de Doações. Findo o exercício social, são encerradas as Contas de Resultado credoras e devedoras e o Superávit ou Déficit apurado ficará registrado no grupamento do Patrimônio Líquido como Superávit ou Déficit Acumulado.

Por isso, as eventuais doações constantes direta ou indiretamente do Patrimônio Social das entidades sem fins lucrativos são lançadas numa conta de despesas chamada de Doação, o que afetaria o resultado do exercício da instituição. Esta forma de contabilização não se apresenta como apropriada para o caso em questão porque o bem patrimonial de fato não é da fundação, ou seja, não foi doado à fundação.

Portanto, a contabilização desses bens patrimoniais adquiridos para utilização nos projetos pelos seus executores e a contabilização de sua posterior doação a terceiros serão efetuadas de forma diferente daqueles bens patrimoniais doados que realmente pertencem à Fundação. Antes de se efetuar os lançamentos contábeis pertinentes, vejamos como normalmente é contabilizada a administração financeira de bens e valores mobiliários de terceiros pelas respectivas entidades administradoras.

2.3. Idênticas Práticas Contábeis em Outras Áreas de Atuação

Nesses casos de administração de recursos financeiros de terceiros, geralmente a contabilização é feita em Contas de Compensação, mas, em alguns casos, também pode ser efetuada em contas patrimoniais da entidade administradora.

A contabilização é feita em Contas de Compensação quando se tratar da administração de bens e valores mobiliários de terceiros. No caso da fundação, os recursos financeiros recebidos de terceiros e aplicados através de terceiros podem ser contabilizados em contas patrimoniais se os projetos não tiverem personalidade jurídica. As entidades com personalidade jurídica são obrigadas à manutenção de inscrição no CNPJ - Cadastro Nacional das Pessoas Jurídicas no antigo Ministério da Fazenda (Secretaria da Receita Federal do Brasil = antiga SRF = atual RFB).

O Ministério da Fazenda passou a chamar-se de Ministério da Economia (trocaram seis por meia dúzia e ficaram totalmente perdidos).

Existem diversos tipos de instituições que administram bens de terceiros (muitas com fins lucrativos) que podem ser utilizadas como exemplo para contabilização das operações das fundações e de associações sem fins lucrativos.

3. Exemplos de Administração de Recursos de Terceiros

1. Administração Financeira com Contabilização em Contas de Compensação
2. Administração Financeira com contabilização em Contas Patrimoniais
3. Contabilização da Execução do Projeto pela Própria Fundação

3.1. Administração Financeira com Contabilização em Contas de Compensação

Vários tipos de entidades com fins lucrativos no SFN - Sistema Financeiro Nacional podem administrar recursos de terceiros. Esses recursos financeiros são sempre controlados em Contas de Compensação porque seus proprietários ou os condomínios desses proprietários estão obrigados à inscrição no CNPJ ou no CPF - Cadastro de Pessoas Físicas. É o caso da administração ou do gerenciamento (asset management = gerenciamento de ativos) dos Fundos e Clubes de Investimentos e das Carteiras de Investimentos particulares.

Ainda no SFN, as empresas administradoras de consórcios para aquisição de bens são obrigadas a contabilizar em Contas de Compensação, separadamente, cada um dos grupos de consorciados administrados.

As cooperativas de crédito, também mediante contabilização em separado, podem administrar Fundo de Aval do qual participam seus associados que obtiveram empréstimos na cooperativa, oriundos do repasse recursos obtidos pela cooperativa em agentes financeiros de órgãos governamentais. O mesmo procedimento pode ser observado pelo SEBRAE, que também administra Fundo de Aval.

As SCP - Sociedades em Contas de Participação, por força da legislação tributária, devem ter suas operações contabilizadas em Contas de Compensação pelo sócio ostensivo (a empresa administradora da sociedade). O mesmo ocorre com as Joint Ventures, que são um tipo de sociedade em conta de participação da qual participam sócios de outros países. O mesmo tipo de contabilização pode acontecer nos casos de representações comerciais com as características de SCP. Este tipo de sociedade geralmente é por tempo determinado e se extingue quando alcançado o objetivo pré-determinado.

Por sua vez, nas PPP - Parcerias Público-Privadas, as sociedades com propósito específico são inscritas no CNPJ e a contabilização de suas operações pode ser feita totalmente em separado, quando a sociedade for por tempo indeterminado, ou dentro da contabilidade do administrador, quando a sociedade for constituída para vigorar por tempo determinado ou até alcançado o objeto a que se propõe.

No segmento imobiliário, as incorporadoras ou construtoras de imóveis podem administrar o Patrimônio de Afetação de construções em condomínio, cuja contabilização será efetuada em Contas de Compensação em seus próprios registros contábeis.

Esse mesmo procedimento contábil é observado pelas empresas administradoras de bens imóveis e também quando administram condomínios residenciais.

3.2. Administração Financeira com contabilização em Contas Patrimoniais

No caso da fundação em questão, considerando-se que na administração financeira exercida não há a necessidade de abertura de conta bancária específica para cada projeto, não há a necessidade de inscrição no CNPJ. Assim sendo, os recursos recebidos e fornecidos podem ser contabilizados em contas patrimoniais na contabilidade da entidade administradora, porém, sem que essa administração financeira venha modificar o seu Patrimônio Social e sem que venha influenciar nos seus resultados (receitas e despesas), o que criaria artificiais superávits ou déficits, saldo houver a obrigatoriedade de efetuar algum pagamento a título de indenização a terceiros em razão da eventual má administração.

Portanto, diante dessa premissa, os recursos recebidos com destinação específica não devem ser incorporados ao Patrimônio da administradora, assim como, os recursos materiais fornecidos aos parceiros executores dos projetos não devem ser contabilizados no Ativo Permanente da entidade administradora, nem lançados como despesa.

Outro detalhe importante a ser observado é que, na contabilização de atos e fatos administrativos e contábeis de entidades sem fins lucrativos, devem ser estritamente obedecidos os Estatutos da entidade e os contratos firmados com as entidades fornecedoras dos recursos financeiros ou materiais. Do outro lado, as entidades incumbidas da execução dos projetos também deverão cumprir estritamente o descrito no contrato de parceira e no projeto específico.

Neste caso, considerando que a entidade firmou contratos com parceiros para execução dos projetos, o fornecimento dos recursos materiais e financeiros deve ser contabilizado no Ativo Circulante da fundação interveniente e administradora dos recursos financeiros.

Para efetivação dessa contabilização deve ser aberta no Ativo Circulante uma conta para cada um dos projetos e dentro da cada projeto os subtítulos com o nome de cada um dos parceiros. E no Passivo Circulante deve ser aberta uma conta em nome de cada uma das instituições que forneceram os recursos financeiros para os projetos pré-determinados e um subtítulo relativo a cada projeto subsidiado.

Nas contas do Ativo (de parceiros executores dos projetos) devem ser debitados todos os valores fornecidos tendo como contrapartida a crédito o lançamento em Contas a Pagar (ou semelhante) ou a crédito de Caixa ou Bancos pelo efetivo desembolso dos recursos financeiros, cuja efetiva aplicação deve ser comprovada.

Nas contas do Passivo (de parceiros fornecedores dos recursos para aplicação nos projetos) serão lançados os valores recebidos contra uma das contas de disponibilidades (Caixa ou Bancos) ou de Recursos a Receber (Créditos a Receber), se estes forem fornecidos paulatinamente. Por sua vez, os recursos materiais recebidos serão debitados diretamente aos projetos a que se destinam, podendo ser contabilizados em Estoques de Bens e Equipamentos com Destinação Específica enquanto não forem efetivamente entregues aos parceiros executores dos projetos, quando, então, serão transferidos para o Estoque de Bens Remetidos em Comodato.

3.3. Contabilização da Execução do Projeto pela Própria Fundação

No caso da Fundação ser a executora direta do projeto, os lançamentos contábeis serão diferentes do explicado acima. Será aberta apenas a conta do Passivo Circulante e os valores utilizados serão lançados numa conta redutora desse Passivo Circulante, podendo ter subtítulos para cada tipo de gastos realizados.

Este é o procedimento contábil que deverá ser observado também pelos parceiros executores dos projetos.

4. PRESTAÇÃO DE CONTAS

1. Prestação de Contas pelos Parceiros Executores dos Projetos
2. Prestação de Contas aos Fornecedores dos Recursos para os Projetos

4.1. Prestação de Contas pelos Parceiros Executores dos Projetos

De conformidade com o disposto nos contratos de parcerias para execução dos projetos, obviamente os contratados deverão prestar contas de como foram utilizados os recursos materiais e financeiros fornecidos e em que resultou o projeto financiado. Todos esses documentos contabilizados, acompanhados dos relatórios recebidos dos parceiros, devem servir para comprovação da perfeita aplicação dos recursos recebidos pela fundação.

Estes parceiros executores contabilizarão os valores recebidos no seu Passivo Circulante. As despesas incorridas devem ser lançadas em contas redutores desse Passivo. Assim fazendo, o resultado algébrico dos recebimentos e das aplicações será o valor ainda não aplicado no projeto.

Terminado o projeto ou as suas diversas fases, mediante a apresentação da prestação de contas, os bens devolvidos pelos parceiros executores serão contabilizados a débito do Ativo Circulante da Fundação numa conta de Estoque de Bens Destinados à Doação, pelo seu preço de custo, podendo ser lançado pelo preço estimado ou pelo preço de mercado no estado em que estiverem. A contrapartida desse lançamento será a crédito de Obrigações Sociais e Estatutárias - Bens Destinados à Doação. Quando o bem for efetivamente doado, será efetuada a baixa pelo lançamento contábil inverso. Se por acaso for recebido algum valor pelo bem doado, esse numerário deve ser contabilizado a débito de Caixa ou Bancos e a crédito de Receitas da Cessão de Bens Recebidos como Doação.

4.2. Prestação de Contas aos Fornecedores dos Recursos para os Projetos

Obviamente a fundação também deverá prestar contas aos fornecedores dos recursos materiais e financeiros para execução dos projetos. E essa prestação de contas deve se basear nos documentos gerados na própria Fundação e nos apresentados pelos executores dos projetos.

Depois de aprovadas as prestações de contas, será efetuado o lançamento contábil de baixa do projeto, debitando a conta do Passivo Circulante concernente ao projeto em contrapartida com a correspondente conta do Ativo Circulante.

5. PLANO DE CONTAS

1. Contas a Serem Utilizadas na Fundação
2. Contas a Serem Utilizadas pelos Parceiros Executores do Projetos

5.1. Contas a Serem Utilizadas na Fundação

ATIVO

Ativo Circulante

• Disponibilidades
  • Caixa
  • Bancos
• Créditos a Receber
  Devedores de Verbas para Execução de Projetos
  (-) Valores a Liberar para Executores de Projetos
  Fornecedores - Devedores de Bens Vinculados a Projetos
• Estoques
  Estoque de Bens ou Equipamentos Vinculados a Projetos
  (-) Devedores de Bens Cedidos em Comodato
  Estoque de Bens Destinados à Doação

PASSIVO

Passivo Circulante

• Fornecedores
  Fornecedores a Pagar
• Obrigações Sociais e Estatutárias
  Credores por Fornecimento de Verbas
  (-) Créditos a Receber para Aplicação em Projetos
  (-) Aplicação de Verbas Recebidas - Projeto 1
  Bens Destinados à Doação
  Bens Recebidos em Comodato

5.2. Contas a Serem Utilizadas pelos Parceiros Executores do Projetos

Serão idênticas às utilizadas pela Fundação.

6. ESQUEMAS DE CONTABILIZAÇÃO

1. Contabilização da Administração Financeira pela Fundação
2. Contabilização pelos Parceiros Executores dos Projetos

6.1. Contabilização da Administração Financeira pela Fundação

1. Pelo recebimento das verbas para projetos específicos:
2. Pela Aplicação das Verbas por intermédio de parcerias contratadas:
3. Pela aquisição de bens materiais ou equipamentos a serem fornecidos a parceiros executores de projetos:
4. Pela prestação de contas pelo executor do Projeto no seu encerramento:
5. Pela prestação de contas à entidade fornecedora dos recursos financeiros para os projetos:
6. Pela doação de bens oriundos da execução de projetos:

6.1.1. Pelo recebimento das verbas para projetos específicos:

6.1.1.1. Lançamento contábil quando da assinatura do contrato:

DÉBITO: Créditos a Receber para Aplicação em Projetos - Projeto 1 - Nome da Instituição
CRÉDITO: Obrigações Sociais e Estatutárias - Credores por Fornecimento de Verbas - Projeto 1 - Nome da Instituição

Observação: a conta ora debitada deve ficar como redutora da creditada. Assim fazendo haverá saldo no Passivo Circulante somente quando as verbas forem efetivamente recebidas.

6.1.1.2. Pelo recebimento da verba:

DÉBITO: Caixa ou Bancos
CRÉDITO: Créditos a Receber Para Aplicação em Projetos - Projeto 1 - Nome da Instituição

6.1.2. Pela Aplicação das Verbas por intermédio de parcerias contratadas:

6.1.2.1. Lançamento contábil quando da assinatura do contrato:

DÉBITO: Devedores de Verbas para Execução de Projetos - Projeto 1- Nome da Instituição
CRÉDITO: Valores a Liberar para Executores de Projetos

Observação: a conta ora creditada deve ficar como redutora da conta debitada. Assim fazendo haverá saldo no Ativo Circulante somente quando as verbas forem efetivamente liberadas.

6.1.2.2. Pela liberação dos valores contratados para aplicação por parceiros executores de projetos:

DÉBITO: Valores a Liberar para Executores de Projetos
CRÉDITO: Caixa ou Bancos

6.1.3. Pela aquisição de bens materiais ou equipamentos a serem fornecidos a parceiros executores de projetos:

6.1.3.1. Pela contratação da aquisição dos bens materiais ou equipamentos:

DÉBITO: Fornecedores - Devedores de Bens Vinculados a Projetos
CRÉDITO: Fornecedores a Pagar - Nome do Fornecedor

6.1.3.2. Pelo pagamento dos bens materiais ou dos equipamentos adquiridos:

DÉBITO: Fornecedores a Pagar - Nome do Fornecedor
CRÉDITO: Caixa ou Bancos

6.1.3.3. Pelo recebimento dos bens materiais ou equipamentos (mesmo que seja entregues diretamente ao executor do projeto):

DÉBITO: Estoques de Bens ou Equipamentos Vinculados a Projetos - Projeto 1
CRÉDITO: Fornecedores - Devedores de Bens Vinculados a Projetos - Nome do Fornecedor

6.1.3.4. Pelo fornecimento em comodato dos equipamentos ou bens materiais ao executor do projeto (comodato = que deve ser devolvido):

DÉBITO: Devedores de Bens Cedidos em Comodato - Projeto 1 - Nome da Instituição
CRÉDITO: Estoques - Bens ou Equipamentos Vinculados a Projetos

Observação: A conta Estoques - Bens ou Equipamentos Cedidos em Comodato deve ser redutora da conta Estoques - Bens ou Equipamentos Vinculados a Projetos.

6.1.4. Pela prestação de contas pelo executor do Projeto no seu encerramento:

Observação: Depois de aprovada a prestação de contas dos parceiros, serão efetuados os seguintes lançamentos contábeis.

6.1.4.1. Pela devolução dos bens em Comodato:

DÉBITO: Estoques - Bens ou Equipamentos Vinculados a Projetos
CRÉDITO: Devedores de Bens Cedidos em Comodato - Projeto 1 - Nome da Instituição

6.1.4.2. Pela transferência dos Bens ou Equipamentos Vinculados a Projetos para a conta de Bens Destinados à Doação;

DÉBITO: Estoque de Bens Destinados à Doação
CRÉDITO: Estoques - Bens ou Equipamentos Vinculados a Projetos

DÉBITO: Credores por Fornecimento de Verbas - Projeto 1 - Nome da Entidade
CRÉDITO: Bens Destinados à Doação

6.1.5. Pela prestação de contas à entidade fornecedora dos recursos financeiros para os projetos:

Observação: Como a contabilização da execução foi efetuada por projeto e, dentro de cada projeto, por parceiros executores, o extrato dos registros contábeis e os documentos anexados servirão como comprovação junto à entidade fornecedora dos recursos financeiros.

DÉBITO: Credores por Fornecimento de Verbas - Projeto 1 - Nome da Entidade
CRÉDITO: Devedores de Bens Cedidos em Comodato - Projeto 1 - Nome da Instituição

6.1.6. Pela doação de bens oriundos da execução de projetos:

6.1.6.1. Pela baixa do bem doado:

DÉBITO: Bens Destinados à Doação
CRÉDITO: Estoque de Bens Destinados à Doação

6.1.6.2. Pela de eventual receita oriunda da cessão de bens recebidos como doação:

DÉBITO: Caixa ou Bancos
CRÉDITO: Receitas da Cessão de Bens Recebidos como Doação

6.2. Contabilização pelos Parceiros Executores dos Projetos

1. Pelo recebimento das verbas para projetos específicos:
2. Pelo pagamento de despesas relativas ao Projeto:
3. Pelo recebimento de bens em comodato a serem utilizados no Projeto:
4. Pela devolução dos bens em comodato:
5. Pela Prestação de Contas e baixa:

A Contabilização dos projetos pelos parceiros executores será efetuada da mesma como deve ser contabilizado quando o projeto for executado diretamente pela Fundação administradora dos mesmos.

6.2.1. Pelo recebimento das verbas para projetos específicos:

6.2.1.1. Lançamento contábil quando da assinatura do contrato:

DÉBITO: Créditos a Receber para Aplicação em Projetos - Projeto 1 - Nome da Instituição
CRÉDITO: Obrigações Sociais e Estatutárias - Credores por Fornecimento de Verbas - Projeto 1 - Nome da Instituição

Observação: a conta ora debitada deve ficar como redutora da creditada. Assim fazendo haverá saldo no Passivo Circulante somente quando as verbas forem efetivamente recebidas.

6.2.1.2. Pelo recebimento da verba:

DÉBITO: Caixa ou Bancos
CRÉDITO: Créditos a Receber Para Aplicação em Projetos - Projeto 1 - Nome da Instituição

6.2.2. Pelo pagamento de despesas relativas ao Projeto:

DÉBITO: Obrigações Sociais e Estatutárias - Aplicação de Verbas Recebidas - Projeto 1
CRÉDITO: Caixa e Bancos

6.2.3. Pelo recebimento de bens em comodato a serem utilizados no Projeto:

DÉBITO: Estoques de Bens ou Equipamentos Vinculados a Projetos - Projeto 1
CRÉDITO: Bens Recebidos em Comodato

Observação: Geralmente os bens recebidos em comodato são contabilizados em Contas de compensação. Porém, como existe a obrigação de sua devolução e o eventual pagamento caso a devolução não seja efetuada, optou-se pela contabilização em Contas Patrimoniais, levando-se em consideração a obrigação passiva e a existência ativa do bem.

6.2.4. Pela devolução dos bens em comodato:

DÉBITO: Bens Recebidos em Comodato
CRÉDITO: Estoques de Bens ou Equipamentos Vinculados a Projetos - Projeto 1

6.2.5. Pela Prestação de Contas e baixa:

DÉBITO: Obrigações Sociais e Estatutárias - Credores por Fornecimento de Verbas - Projeto 1 - Nome da Instituição
CRÉDITO: Obrigações Sociais e Estatutárias - Aplicação de Verbas Recebidas - Projeto 1