AUDITORIA ANALÍTICA EM FACE DA AUDITORIA INDEPENDENTE

TÉCNICAS DE AUDITORIA ANALÍTICA UTILIZADAS NO BRASIL - UM ESTUDO DE CASOS

CAPÍTULO 4 - DESCRIÇÃO DOS CASOS ESTUDADOS

4.2 - Casos - Empresa C

• Parte I - Características gerais da empresa
• Parte II - Técnicas de auditoria analítica
  • A. Considerações gerais
  • B. Elaboração e análise de fluxogramas de sistemas
  • C. Uso das técnicas de auditoria analítica para avaliar a precisão e efetividade do sistema contábil e respectivos controles internos
  • D. Procedimentos de auditoria analítica
  • E. Considerações finais

Parte I - Características gerais da empresa

Empresa de origem nacional, com três anos de atividade em auditoria, tendo como principais áreas de atuação:

• auditoria contábil;
• consultoria fiscal;
• consultoria administrativa; e
• serviços contábeis financeiros

Basicamente, o faturamento da empresa provém das três primeiras áreas citadas, sendo que:

• consultoria administrativa tem uma participação com 60% do faturamento;
• consultoria fiscal, 25%;
• auditoria contábil, 10%; e
• outros serviços, 5%.

Os serviços mais relevantes das duas áreas que mais contribuem para o faturamento da empresa são:

• diagnóstico;
• avaliação de controles;
• implantação de controles;
• revisão tributária;
• assessoria de tributos; e
• assessoria jurídico tributária.

O número de empregados do escritório está aproximadamente numa relação de três empregados para cada sócio (ou diretor)

A empresa não inclui em seu programa de trabalho procedimentos específicos ligados à elaboração e análise de fluxogramas e sistemas; mas inclui em seu programa de treinamento de auditores instruções referentes às técnicas de auditoria analítica, cujo conteúdo é assim resumido:

• objetivos dos sistemas administrativos e de controles internos;
• fluxogramas como técnica de avaliação de sistemas; e
• definição da extensão do enfoque em função dos objetivos da auditoria.

Tais instruções são contatadas junto a outras empresas de auditoria, através da participação em cursos específicos sobre auditoria analítica.

A empresa não possui serviços de computação eletrônica para executar atividades pertinentes às técnicas de auditoria analítica.

Parte II - Técnicas de auditoria analítica

A. Considerações gerais

Perguntou-se se a empresa adota como procedimento inicial um plano ou programa de auditoria para avaliar os riscos de controle numa auditoria contábil, e a resposta foi "sim". A empresa também afirma que adota as técnicas de auditoria analítica como procedimento inicial numa auditoria contábil em toda a sua extensão, ressaltando que em função do porte dos clientes os controles são avaliados de forma descritiva, com ênfase nos pontos-chave de controle. Por outro lado, declara que a determinação do "nível de risco de controle" é feita através da análise dos principais pontos-chave de controle de um determinado sistema, sendo a mensuração feita em termos qualitativos.

Segundo a opinião do entrevistado, a determinação do grau de eficiência e eficácia da estrutura de controle interno, no que concerne à prevenção e detecção de erros e irregularidades que podem ocorrer no processo contábil e, consequentemente, provocar reflexos materiais nas demonstrações contábeis, deve incluir os seguintes passos:

• concentrar os trabalhos nos pontos em que foram detectadas as falhas; e
• definir o programa de testes, visando a identificação da materialidade contábil, financeira e/ou administrativa do ponto levantado

Em resposta à nossa pergunta sobre qual é o entendimento necessário da estrutura de controle interno, ·de modo a planejar uma estratégia efetiva de auditoria, a experiência do entrevistado lhe permitiu fazer a seguinte afirmação:

"Deve-se primeiramente conhecer com profundidade o sistema que está sendo avaliado, analisar e concluir quanto aos pontos-chave de controle e, a partir daí, dar maior ou menor ênfase aos testes, em função da finalidade dos controles."

A empresa enfatiza como fatores de risco inerente que, na prática, têm sido possível notar com maior frequência os seguintes:

• falta de previsão de efeitos inflacionários internos e externos; e
• fatores que independem da vontade da empresa, como por exemplo:
  • a) maxidesvalorização,
  • b) taxas de juros internos muito altas,
  • c) aumento relâmpago de preços de matéria-prima principal

Os fatores de risco de controle cuja ocorrência tem observado com maior frequência, na prática, são:

1) funcionário inicia e termina urna operação;

2) funcionário que executa é o responsável pela aprovação;

3) rotinas sendo executadas mecanicamente; e

4) falta de controles-chave intermediários nos sistemas, para impedir o prosseguimento de urna rotina com falhas.

B. Elaboração e análise de fluxogramas de sistemas

A empresa utiliza o método ANSI de fluxogramação, o qual consiste na utilização de simbologia universalmente conhecida. Na opinião da entrevistada, esse método facilita a interpretação e análise dos sistemas -uma vez que institui uma série de símbolos que permitem a identificação imediata de um procedimento de controle ou de uma operação e dos respectivos responsáveis pela sua execução.

Para indicar o modo pelo qual as transações fluem através do sistema, a empresa utiliza a técnica de fluxogramação denominada "horizontal por organização".

A empresa registra os pontos críticos, identificados por ocasião do levantamento do fluxograma dos setores, a serem examinados em seus papéis de trabalho, de modo que as falhas de controle fiquem evidentes a fim de que sejam definidos os tipos de testes de validação a serem aplicados e de que seja mensurado o grau de riscos que eles representam para o exame de auditoria.

À pergunta se tem sido prática a confecção de um fluxograma ideal par corrigir as falhas encontradas nas rotinas examinadas, a resposta foi "sim". No entanto, o entrevistado fez questão de enfatizar que as alternativas devem ser 129 apresentadas de forma clara ao cliente, para que este opte por sua inclusão no fluxograma.

O entrevistado destaca as vantagens que os fluxogramas podem proporcionar ao auditor na fase da auditoria preliminar:

• possibilita uma visão global e abrangente de todo o sistema avaliado: e
• permite, com essa visualização, identificar e analisar os pontos fracos de controle interno.

C. Uso das técnicas de auditoria analítica para avaliar a precisão e efetividade do sistema contábil e respectivos controles internos

A empresa não acredita que um amplo entendimento da estrutura de controle interno dá condições para o auditor determinar a eficiência e eficácia dos sistemas e rotinas mantidos pelo cliente.

Por outro lado, ela afirma que determina a precisão e efetividade do sistema contábil e controles internos pertinentes para planejar os procedimentos da auditoria das demonstrações contábeis em sua natureza e ~xtensão, e que, para isso, utiliza as técnicas de auditoria analítica

A precisão e efetividade do sistema contábil e dos controles respectivos e a decisão de testá-los são determinadas, segundo o entrevistado, através de uma análise de fluxograma, observação e julgamento das rotinas ali despontadas para fixar os controles-chave, que irão determinar a extensão dos testes de validação dos saldos

Quando da definição da natureza, época oportuna e extensão dos procedimentos de auditoria- das demonstrações contábeis, do fim do ano, a empresa afirma que calcula a confiabilidade desejada e que o grau de confiança nos controles e a decisão de testá-los são determinados no planejamento global dos trabalhos, os quais serão complet~dos quando das visitas preliminares, mediante a avaliação dos controles internos e a preparação de um programa de trabalho que inclui:

• análise dos pontos-chave de controle; e
• • acompanhamento visual das rotinas do sistema

A empresa aponta, como principais fatores que têm influenciado a determinação da confiabilidade nos controles das empresas auditadas, os que seguem:

• limitação dos controles internos; e
• complexidade das atividades e rotinas do sistema

Em função desses fatores, na opinião da empresa não é possível determinar a precisão e efetividade do sistema contábil e controles respectivos sem a utilização das técnicas de auditoria analítica. As razões para a sua afirmação são assim resumidas:

• possibilidade de um conhecimento integral do sistema;
• identificação imediata das falhas do sistema; e
• determinação dos pontos-chave para concentração dos testes

A empresa aponta como principais problemáticas .que dificultam a utilização das técnicas de auditoria analítica as seguintes:

• alto custo na elaboração de fluxogramas; e
• inexistência de controles internos em grande parte das nossas empresas.

Além das técnicas de auditoria analítica, a empresa afirma que utiliz·a a "narrativa" para determinar a precisão e efetividade do sistema contábil e dos controles respectivos, apontando como situações em que o seu uso é considerado inevitável:

• falta de um sistema completo de controle;
• situações constantes em sistemas anteriormente fluxogramados; e
• falta na equipe de técnicos especializados em auditoria analítica.

D. Procedimentos da auditoria analítica

Para realizar .uma revisão preliminar dos sistemas de controles de um cliente, a empresa adota os seguintes procedimentos:

• conhecimento das operações do cliente;
• seu posicionamento no mercado em relação aos concorrentes;
• seu ambiente interno profissional; e
• avaliação propriamente dita.

Para obter bons resultados, quando da avaliação do sistema contábil e dos . respectivos controles internos de um cliente, a empresa aponta como passos fundamentais:

• emissão do documento;
• remessa do documento;
• recepção do documento;
• registro das operações;
• arquivamento de documentos; e
• controle dos documentos.

A entrevistada afirma que faz o acompanhamento das deficiências observadas por ocasião da auditoria de sistemas, e que esse acompanhamento é feito através do foIlow-up do relatório emitido.

A divisão do sistema global em seções lógicas que, na opinião da empresa, mais facilita a preparação de fluxogramas e a identificação de áreas com problemas de controle é a seguinte:

• vendas/contas a receber/recebimento;
• compras/contas apagar/pagamentos;
• pessoal;
• controle de custos e estoques; e
• livros e registros contábeis.

A empresa entende que essa divisão apresenta as seguintes vantagens para o auditor:

• facilita a análise das operações desde a origem;
• proporciona a identificação de problemas no sistema como um todo; e
• melhor visualização global dos controles das operações, apontando o início - meio - fim.

A empresa indica os benefícios decorrentes do uso das técnicas de auditoria analítica para avaliar sistemas que utilizam PED:

• ajuda o auditor a compreender melhor uma variedade de inter-relacionamentos de controles internos contábeis complexos; e
• ajuda o auditor a melhor visualizar mudanças ocorridas no sistema de processamento de um exercício para o outro, e facilita a familiarização do auditor com os negócios da empresa auditada.

Segundo esta empresa, as técnicas de auditoria analítica são utilizadas em . todas as áreas operacionais da entidade sob exame.

E. Considerações finais

Perguntou-se à empresa se na sua opinião o U50 das técnicas de auditoria analítica pode trazer vantagens adicionais se comparadas com as técnicas tradicionais numa auditoria contábil, e a resposta foi "sim". Foram apresentadas como vantagens as seguintes:

• facilidade e clareza no entendimento do sistema utilizado pelo cliente;
• proporciona estável redução do número de horas gastas na avaliação dos sistemas; e
• na mudança da equipe, facilita a familiarização dos auditores com os sistemas utilizados

Segundo a entrevistada, as técnicas de auditoria analítica têm demonstrado serem mais eficientes nas grandes empresas com sistemas de controles internos estáveis.

Perguntou-se como descreveria a eficiência (em termos de tempo requerido para testes) das técnicas de auditoria analítica comparadas com as técnicas tradicionais de auditoria, e a resposta foi a seguinte:

"No primeiro ano, o tempo gasto é maior, porém nos anos seguintes esse gasto pode ser recuperado. É importante salientar que isto depende das características dos clientes recorrentes e tradicionais e com controles estáveis."

Finalmente, foi feito o seguinte comentário:

"Acho de grande relevância para a profissão a preocupação em aprimorar as técnicas de auditoria, mediante a utilização de ferramentas modernas e técnicas eficientes."