AUDITORIA ANALÍTICA EM FACE DA AUDITORIA INDEPENDENTE

TÉCNICAS DE AUDITORIA ANALÍTICA UTILIZADAS NO BRASIL - UM ESTUDO DE CASOS

CAPÍTULO 4 - DESCRIÇÃO DOS CASOS ESTUDADOS

Parte I - Características gerais da empresa

Empresa de origem nacional, com mais, de seis anos de atividade em auditoria, tendo como principais áreas de atuação:

• auditoria contábil;
• auditoria operacional;
• consultoria fiscal; e
• consultoria administrativa

Basicamente, o faturamento da empresa provém de três áreas principais:

1) auditoria contábil, com uma participação de 40%;

2) auditoria operacional, com uma participação de 30%;

3) consultoria fiscal e outras, com 25%.

A consultoria administrativa entra com apenas 5%

Os serviços mais relevantes prestados pela empresa nessas áreas são:

• exame completo;
• revisão limitada;
• auditoria de sistemas;
• auditoria fiscal;
• planejamento tributário;
• contencioso;
• recrutamento e seleção de executivos; e
• desenvolvimento de plano diretor de informática

O número de empregados da empresa está numa proporção de três para cada sócio (ou diretor)

Em seu programa de trabalho de auditoria, a empresa inclui procedimentos específicos ligados à elaboração e análise de fluxogramas de sistemas há aproximadamente quatro anos, visto que ela surgiu apenas como uma organização de consultoria e treinamento, conforme declaração do entrevistado.

Os auditores que atuam na elaboração e análise de fluxogramas de sistemas estão quase todos no nível de gerentes. A sua formação básica é frequentemente em ciências contábeis, havendo alguns com formação mista, isto é, administração ou economia e ciências contábeis, pois faz parte de uma política da empresa que seus empregados, para alcançarem o nível de gerência, deverão ser formados em ciências contábeis, mesmo que já tenham outro curso,'conforme explicação dada pelo entrevistado.

A empresa possui programa de treinamento para os auditores, incluindo instruções sobre as técnicas de auditoria analítica, cujo conteúdo pode ser assim resumido:

• técnicas para elaboração e descrição dos fluxogramas de ciclos operacionais e dos controles internos relacionados; e
• conceitos metodológicos sobre a avaliação da qualidade dos controles internos fluxogramados.

As instruções são coletadas junto à literatura especializada e o treinamento é dado no escritório da empresa, incluindo leitura de manuais elaborados pela matriz e curso específico de auditoria analítica

A empresa não possui serviços de computação eletrônica para executar atividades pertinentes às técnicas de auditoria analítica

Parte II - Técnicas de auditoria analítica

A. Considerações gerais

A empresa afirma que adota como procedimento inicial um plano ou programa de auditoria para avaliar os riscos de controle numa auditoria contábil, utilizando para isso as técnicas de auditoria analítica em toda a sua extensão, e determinar o "nível de risco de -controle" através da identificação de "controle chave" mantido pelo cliente e no qual o auditor confia, e sobre esse controle concentra seus testes.

Ao determinar o grau de eficiência e eficácia da estrutura de controle interno, no que concerne à prevenção e detecção de erros e irregularidades que podem ocorrer no processo contábil, vindo a provocar reflexos materiais nas demonstrações contábeis, a empresa adota como procedimento a identificação de falhas no sistema de controle interno, e os testes efetuados sobre este controle são estendidos até o ponto em que o auditor esteja satisfeito quanto à sua qualidade.

A empresa entende que o planejamento de uma estratégia efetiva de auditoria deverá estar baseado no estudo dos controles internos do cliente, nas suas áreas primordiais, sendo avaliado o ambiente de controle para definição da extensão dos testes de validação de saldos.

De acordo com a experiência desta empresa, os fatores de risco inerentes que têm sido observados na prática com maior frequência são:

• falta de segregação de função;
• não adoção de rodízio de funcionários; e
• falta de treinamento do pessoal da contabilidade e operacional.

Os fatores de risco de controle cuja ocorrência, na prática, a empresa tem notado com maior frequência são:

• inexistência de manuais para execução das operações;
• falta de conciliação periódica das contas; e
• falta de atualização periódica do plano de contas

B. Elaboração e análise de fluxogramas de sistemas

Embora o entrevistado tenha declarado não conhecer os métodos de elaboração de fluxograma de sistemas, pôde-se identificar, após um diálogo com o pesquisador, que a empresa utiliza os métodos ANSI - que estabelece o uso de símbolos padronizados - e Diagrama de fluxos - utilizado para demonstrar graficamente os diversos ciclos de transações da empresa auditada.

Para indicar o modo pelg qual as transações fluem no sistema, a empresa utiliza a técnica de diagramação denominada Horizontal por organização.

A empresa costuma registrar em seus papéis de trabalho os pontos críticos identificados durante o levantamento do fluxograma do setor a ser examinado. Este registro é feito no próprio fluxo ou através de menção em papel de trabalho específico. Por outro lado, só se procede à confecção posterior de um fluxograma 'ideal, corrigindo as falhas encontradas nas rotinas examinadas, se houver solicitação do cliente.

Na opinião da empresa, as vantagens que os fluxogramas podem proporcionar ao auditor na fase de auditoria preliminar são as seguintes:

• rapidez na avaliação dos controles internos;
• pronta identificação de "controles-chave" e eventuais pontos fracos de controles internos (falhas); e
• melhor definição da extensão dos testes a serem efetuados.

C. Uso das técnicas de auditoria analítica para avaliar a precisão e efetividade do sistema contábil e respectivos controles internos

O entrevistado não acredita que somente através de um amplo entendimento dos elementos que compõem a estrutura de controle interno é que o auditor poderá determinar a eficiência e eficácia dos sistemas e rotinas mantidos pelo cliente, embora reconheça que o entendimento desses elementos auxilia no planejamento; todavia, ele acha que os testes de auditoria são essenciais.

A empresa afirma que determina a precisão e efetividade do sistema contábil e controles internos pertinentes para planejar os procedimentos de auditoria das demonstrações contábeis em sua natureza e extensão e que utiliza, para essa finalidade, as técnicas de auditoria analítica.

A precisão e efetividade do sistema contábil e dos controles internos respectivos e a decisão de testá-los são determinadas com relação à materialidade e ao volume de transações.

Na definição da natureza, época oportuna e extensão dos procedimentos de auditoria das demonstrações contábeis, a empresa calcula a confiabilidade desejada, sendo esse cálculo e a decisão de testá-los determinados por uma decisão do corpo de auditores, através da análise do quadro geral de avaliação dos controles internos.

Segundo esta empresa, os fatores que mais têm influenciado a determinação da confiabilidade nos controles internos são a própria avaliação dos controles internos e o conhecimento profundo da atividade e operação do cliente. Na sua opinião, não é possível determinar a precisão e efetividade de um sistema contábil e dos controles respectivos sem a utilização das técnicas de auditoria analítica, principalmente levando em consideração o porte e os negócios do cliente. As razões que justificam sua afirmação foram assim sintetizadas:

• clareza;
• objetividade; e
• redução do tempo para análise dos fluxos

Na opinião da empresa, as problemáticas que mais dificultam a utilização das técnicas de auditoria analítica são:

• falta de literatura em nosso idioma; e
• alto custo para o treinamento do pessoal.

Além das técnicas de auditoria analítica, a empresa não adota outra ferramenta de auditoria para avaliar a precisão e efetividade do sistema contábil e dos controles internos respectivos. Os questionários do tipo sim ou não, conforme explicação do entrevistado, não dão segurança para os. trabalhos de supervisão, e as narrativas, na maioria das vezes, além de não serem esclarecedoras, dificultam a formação de julgamento da eficácia dos sistemas de informações da empresa.

D. Procedimentos da auditoria analítica

Ao fazer uma revisão preliminar dos sistemas de controles de um cliente, a entrevistada adota os seguintes procedimentos:

• identificação das principais áreas; e
• identificação das pessoas responsáveis por cada área.

Para obter bons resultados, quando da avaliação do sistema contábil e controles internos relacionados, a entrevistada aponta como fundamentais os seguintes passos:

• emissão do documento;
• remessa do documento;
• recepção do documento;
• registro das operações; e
• arquivamento dos documentos

A entrevistada afirma que faz o acompanhamento das deficiências observadas durante a auditoria de sistemas dos clientes. Tal acompanhamento compreende as seguintes atividades:

• revisão dos controles internos durante a visita final; e
• follow-up da carta de controles internos emitida na visita preliminar

Segundo a empresa entrevistada, a divisão do sistema global em seções lógicas que mais facilita ,a preparação de fluxogramas de sistemas e a identificação de áreas com problemas de controles é a seguinte:

• compras/ estoques/ custo;
• contas a receber/faturamento/vendas;
• imobilizado; e
• .pessoal

Essa divisão, segundo o entrevistado, proporciona os seguintes benefícios:

• visualização analítica da empresa e de suas atividades;
• identificação dos controles-chaves de cada área; e
• rapidez nos exames

Ainda na opinião da empresa, o uso das técnicas de auditoria analítica para avalia:. sistemas que utilizam PED pode proporcionar os seguintes benefícios:

• ajuda a auditor a compreender melhor uma variedade de inter-relacionamentos de controles internos contábeis complexos;
• facilita a identificação de áreas com fraquezas potenciais e de riscos decorrentes do uso de PED;
• melhor representação do sistema que está em ação, bem como mais precisão e clareza no registro das informações obtidas a respeito do sistema; e
• auxilia o auditor a melhor visualizar mudanças ocorridas no sistema de processamento, de um exercício para o outro, e facilita a familiarização com os negócios da empresa auditada

As áreas em que as técnicas de auditoria analítica são mais utilizadas são:

1) compras / estoque / custo; e

2) contas a receber/faturamento/vendas; pois na sua opinião, devido à grande quantidade de informações que são trabalhadas por estes departamentos e a inter-relação com a contabilidade, o uso dessas técnicas é fundamental para a avaliação dos controles internos com eles relacionados.

E. Considerações finais

Foi perguntado ao entrevistado se, na sua opinião, o uso das técnicas de auditoria analítica pode trazer vantagens adicionais frente ao uso das técnicas tradicionais numa auditoria contábil, e ele respondeu que sim, apontando como três principais vantagens:

• a facilidade de identificação dos controles considerados chave;
• a clareza; e
• a rapidez na elaboração do processo de auditoria

Com relação às características operacionais das empresas auditadas, em que as técnicas de auditoria analítica têm demonstrado serem mais eficientes, a resposta foi a seguinte:

"Empresa de algum porte, com estrutura organizacional definida, apesar de não organizada formalmente"

Por outro lado, no que diz respeito à eficiência, em termos de tempo requerido para testes, das técnicas de auditoria analítica em relação às técnicas tradicionais de auditoria, foi respondido o que se segue:

"A utilização de fluxogramas permite uma redução no tempo investido, ao longo de um período de mais ou menos três anos, na fase de avaliação dos controles internos, numa proporção de 15 a 30% do tempo total."

Finalmente, foi -acrescentado que o assunto abordado no questionário dispensava qualquer comentário adicional, uma vez que o mesmo tratava a matéria em detalhes, nada deixando a desejar, e que a empresa tinha a certeza de que a pesquisa seria de suma importância para o desenvolvimento da profissão de auditor.