NBC - NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE

NBC-P - NORMAS PROFISSIONAIS

NBC-PA - NORMAS PARA AUDITOR INDEPENDENTE

NBC-PA-01 - CONTROLE DE QUALIDADE PARA FIRMAS (PESSOAS JURÍDICAS E FÍSICAS) DE AUDITORES INDEPENDENTES

GUIA DE IMPLEMENTAÇÃO

GUIA DE CONTROLE DE QUALIDADE PARA FIRMAS DE AUDITORIA DE PEQUENO E MÉDIO PORTE

2. Exigências éticas relevantes

• 2.1 Visão geral
• 2.2 Independência
  • 2.2.1 Responsabilidades - Firma
  • 2.2.2 Responsabilidades - Sócios e equipe
  • 2.2.3 Associação de pessoal sênior (incluindo rotação de sócios) com cliente de auditoria
  • 2.2.4 Rotação de pessoal em trabalhos de auditoria para entidade que não seja de interesse público
• 2.3 Conflito de interesse
  • 2.3.1 Conflito de interesse - Firma
  • 2.3.2 Conflito de interesse - Sócios e equipe
• 2.4 Confidencialidade
  • 2.4.1 Confidencialidade - Firma
• Estudo de caso - Exigências éticas

Coletânea por Américo G Parada Fº - Contador - Coordenador do COSIFE

NOTA DO COSIFE: A partir de 01/06/2019 passou a vigorar a NBC-PG-01 (Código de Ética Profissional do Contador)

2.1 Visão geral

A prática ética é a base do sucesso de longo prazo. Para os profissionais que militam na área de auditoria, os princípios fundamentais da ética profissional estão implícitos no Código de Ética Profissional do Contador:

• integridade;
• objetividade;
• competência profissional e devido zelo;
• confidencialidade; e
• comportamento profissional.

A ética envolve saber quando dizer “não” e quando romper relações com cliente, equipe ou até mesmo sócio.

Sugere-se que os sócios tenham por prática estar a par das atividades dos outros sócios com relação à firma e a seus clientes. O contato regular durante o dia de trabalho, incluindo reuniões de sócios regularmente programadas, e uma clara política de consulta para assuntos arriscados ou controversos, ajuda a assegurar que cada sócio fique realmente a par das atividades dos outros sócios.

Contratos sociais formais normalmente abordam solução de disputas e dissolução de parcerias quando o desacordo é muito difícil de ser resolvido de maneira razoável.

Independentemente de surgir problema ético com sócio ou membro da equipe, as firmas devem estabelecer um processo para tratar de casos de não cumprimento (NBC-TA-220, itens 9 e 10).

2.2 Independência

A independência e a objetividade são condições prévias necessárias para a prestação de serviços de asseguração de confiança pelos auditores.

A NBC-PA-290 e a NBC-PA-291 descreve circunstâncias e relações específicas que podem criar ameaças à independência durante a execução de trabalho e fornece exemplos de salvaguardas que podem ser adequadas para tratar as ameaças. Além disso, descreve situações em que não há salvaguardas disponíveis para tratar as ameaças e, consequentemente, a circunstância ou relação que cria a ameaça que deve ser evitada.

A política da firma deve requerer entendimento e conhecimento operacional desses requisitos para assegurar sua observância.

As ameaças se enquadram em uma ou mais das seguintes categorias:

(a) interesse próprio;

(b) auto-revisão;

(c) representação / proteção;

(d) parentesco;

(e) intimidação.

Exemplos detalhados de salvaguardas adequadas para tratar essas ameaças podem ser encontrados na NBC-PA-290 e NBC-PA-291. Apesar das salvaguardas que podem ser consideradas e aplicadas em certos casos, todos os sócios e a equipe devem estar familiarizados com as proibições da NBC-PA-290 e NBC-PA-291.

Independentemente da designação profissional da equipe, todos os membros da equipe de trabalho devem ter postura mental independente e independência na aparência em relação a seus clientes de asseguração. Isso é especialmente importante no caso de firmas de pequeno porte onde a maior parte da equipe, quando não toda a equipe, estará envolvida em trabalhos de asseguração significativos.

A independência deve ser mantida durante todo o período do trabalho para todos os trabalhos de asseguração, conforme determinado por:

• Código de Ética Profissional do Contador;
• NBC-PA-01;
• NBC-PA-290 e NBC-PA-291; e
• NBC-TA-220.

Se as ameaças à independência não podem ser eliminadas ou reduzidas a um nível aceitável mediante a aplicação de salvaguardas adequadas, a firma deve eliminar a atividade, a participação ou a relação que está criando a ameaça, ou recusar aceitar ou continuar o trabalho (quando a retirada não é possível).

Os casos de não cumprimento dos requisitos de independência devem ser comunicados à firma. A firma deve indicar sócio ou membro da equipe adequado para esse fim.

2.2.1 Responsabilidades - Firma

A firma deve ser responsável por desenvolver, implementar, monitorar e executar políticas e procedimentos planejados para auxiliar os sócios e a equipe a entender, identificar, documentar e administrar ameaças à independência, e por resolver assuntos de independência que surgem antes dos trabalhos ou durante os mesmos.

Para cumprir suas responsabilidades, sugere-se que a firma:

• especifique na declaração da política geral da firma o pessoal que tem responsabilidade final pela adequada solução de ameaças à independência que não foram adequadamente resolvidas ou reduzidas a um nível aceitável mediante a aplicação de salvaguardas pela equipe de asseguração;
• especifique o pessoal responsável em nome da firma e, portanto (após consultar outros), que é responsável pela decisão final sobre qualquer solução de ameaça à independência, incluindo:
  1. renunciar ao trabalho ou relacionamento com cliente específico;
  2. determinar e impor salvaguardas, medidas e procedimentos especificados para administrar ameaças e ameaças em potencial adequadamente;
  3. ser informado e investigar problemas não resolvidos relativos ao cumprimento da independência levantados por membros da equipe de asseguração (ou por outros sócios ou equipe);
  4. assegurar a documentação adequada do processo e da solução de cada assunto significativo sobre independência;
  5. recorrer a sanções por não cumprimento;
  6. estabelecer e participar de medidas de planejamento preventivas para ajudar a evitar e administrar possíveis problemas de independência;
  7. providenciar consulta adicional, se necessário; e
  8. instituir e manter política requerendo que todos os sócios e equipe revisem suas circunstâncias específicas e avisem a firma sobre quaisquer ameaças ou ameaças em potencial à independência, que os envolva direta ou indiretamente ou sua família imediata.

Quando são identificadas ameaças à independência que não são no nível aceitável e a firma decide aceitar ou continuar o trabalho de asseguração, a decisão deve ser documentada. A documentação deve incluir uma descrição das ameaças identificadas e as salvaguardas aplicadas para eliminar ou reduzir as ameaças a um nível aceitável.

Sugere-se também que a firma atribua responsabilidade pela manutenção de uma base de dados que forneça uma listagem de todos os clientes em que se exija independência sendo, portanto, proibidos os investimentos nesses clientes. Para entidades de interesse público, a base de dados incluiria entidades relacionadas. A base de dados deve ser facilmente acessada pelos sócios e equipe.

Se uma associação de firmas se enquadrar em determinados critérios, ela será considerada uma rede. Um desses critérios está relacionado com a utilização de nome de marca em comum. Quando relatórios de trabalhos de asseguração são assinados em nome de uma associação com uma estrutura maior, as firmas de rede incluem as firmas que utilizam seus materiais de marketing e promocionais como uma associação, mesmo que existam como entidades legais separadas e distintas.

Para as firmas que pertencem a uma rede, devem ser requeridos processos e procedimentos adicionais para a efetiva comunicação entre elas, assegurando assim que sejam cumpridos os requisitos de independência. Para determinar se a firma pertence a uma rede, consulte a NBC-PA-290, item 13 a 24.

2.2.2 Responsabilidades - Sócios e equipe

Todos os sócios e equipe devem conhecer e entender o Código de Ética Profissional do Contador, a NBC-PA-01, itens 20 a 25, a NBC-PA-290, a NBC-PA-291 e a NBC-TA-220, item11. Todos os membros da equipe de asseguração devem cumprir os requisitos de independência para todos os trabalhos de asseguração e relatórios emitidos.

A firma deve obter de todos os sócios e equipe de quem se exige independência, segundo exigências éticas relevantes, confirmação por escrito de que entenderam e cumpriram as políticas e procedimentos de independência da firma. A confirmação de cumprimento deve ser obtida pelo menos uma vez por ano (em papel ou no formato eletrônico). Sugere-se que esse processo anual seja acompanhado pela revisão da NBC-PA-290 e NBC-PA-291 para determinar que as políticas da firma estejam atualizadas com os requisitos mais recentes.

Além disso, sugere-se que o sócio do trabalho obtenha confirmação dos sócios e equipe designados para um trabalho de asseguração de que são independentes do cliente e do trabalho, ou que eles notificaram o sócio do trabalho sobre qualquer ameaça ou possível ameaça à independência para que possam ser aplicadas salvaguardas adequadas para eliminar ou reduzir a ameaça a um nível aceitável.

As firmas devem estabelecer políticas e procedimentos para exigir que o pessoal notifique prontamente à firma as violações de independência de que tomou conhecimento, que incluiria o requerimento de que os sócios e equipe designados para um trabalho notifiquem o sócio do trabalho se, pelo seu conhecimento, durante o período de divulgação, qualquer membro da equipe de asseguração prestou qualquer serviço que seria proibido de acordo com a NBC-PA-290 e a NBC-PA-291 ou outra autoridade reguladora, que poderia resultar na incapacidade da firma de continuar o trabalho de asseguração.

A firma pode solicitar que os membros da equipe de asseguração (incluindo o sócio do trabalho) tomem as medidas necessárias para eliminar ou reduzir qualquer ameaça à independência a um nível aceitável mediante a aplicação de salvaguardas adequadas. Essas medidas podem incluir:

• afastar membro da equipe de asseguração;
• suspender ou alterar tipos de trabalho ou serviços específicos executados no trabalho;
• alienar o interesse financeiro ou a participação;
• excluir o membro da equipe de asseguração de qualquer tomada de decisão significativa em relação ao trabalho;
• suspender ou mudar a natureza das relações pessoais ou comerciais com clientes;
• submeter o trabalho à revisão adicional de outros sócios e equipe; e
• tomar quaisquer outras medidas razoáveis adequadas nas circunstâncias.

É importante reconhecer que ameaças de familiaridade podem ser criadas pela utilização do mesmo pessoal sênior em trabalho de asseguração por período de tempo prolongado. Recomenda-se que a firma faça planos para essas ocorrências e considere as salvaguardas que serão adequadas para tratar essas ameaças.

Os sócios e a equipe devem ser instruídos a encaminharem ao pessoal adequado todos os casos em que surja assunto ético, incluindo independência, que requer consulta e discussão adicionais para ser resolvido. Se os sócios e equipe não estão satisfeitos que uma ameaça à independência está sendo adequadamente tratada ou resolvida, sugere-se que o assunto seja encaminhado para a autoridade de nível mais alto na firma.

2.2.3 Associação de pessoal sênior (incluindo rotação de sócios) com cliente de auditoria

A NBC-PA-290 e a NBC-PA-291 contêm requisitos à longa associação do sócio responsável pelo trabalho nem o revisor de controle de qualidade do trabalho, em trabalhos de auditoria para entidades de interesse público.

De acordo com o item 151 da NBC-PA-290, quando o cliente de auditoria é uma entidade de interesse público e uma pessoa foi o sócio-chave da auditoria por um período de sete anos, ela não deve participar do trabalho até que tenha decorrido um período de dois anos. Sócios-chave da auditoria incluem o sócio do trabalho, a pessoa responsável pela revisão do controle de qualidade do trabalho e outros sócios da auditoria, se houver, da equipe de trabalho que tomam decisões chave ou fazem julgamentos sobre assuntos significativos com relação à auditoria.

Entretanto, pode ser necessário certo grau de flexibilidade em casos raros devido a circunstâncias imprevistas fora do controle da firma e em que a continuidade da pessoa no trabalho de auditoria é especialmente importante para a qualidade da auditoria - por exemplo, quando há mudanças importantes na estrutura do cliente de auditoria que de outra forma coincidiriam com a rotação da pessoa ou devido à doença grave do sócio previsto para o trabalho. Somente em circunstâncias extraordinárias que assim demandem a rotação não é recomendada ou requerida. Quando não é feita a rotação de uma pessoa após esse período pré-definido, devem ser aplicadas salvaguardas equivalentes para reduzir a ameaça ao nível aceitável. Essas salvaguardas incluiriam o envolvimento de profissional externo à firma ou alguém da firma que não esteja associado com a equipe do trabalho para revisar o trabalho feito ou assessorar a equipe, conforme seja necessário em cada circunstância

A avaliação da independência da equipe de asseguração é uma parte importante dos procedimentos de aceitação e continuidade de clientes. Se uma pessoa é a responsável pela ética na firma e essa avaliação conclui que é necessária a rotação de certos membros da equipe de trabalho, sugere-se que essa pessoa seja informada.

Sugere-se que, depois de analisar as circunstâncias e consultar outros sócios, a firma apresente sua decisão por escrito o mais rápido possível ao cliente (fornecendo a documentação adequada para seu arquivo).

Para cumprir as regras de rotação, proprietários únicos podem considerar um acordo em que fornecem uma revisão de controle de qualidade do trabalho ou prestam outros serviços do trabalho para outro auditor e vice-versa ou compartilham a responsabilidade por essas funções com grupo de auditores. Esses acordos devem ser adequadamente documentados entre os auditores participantes, e a carta de contratação de cada cliente deve ser modificada conforme necessário para documentar corretamente quem é responsável pelo relatório de asseguração para cada período.

2.2.4 Rotação de pessoal em trabalhos de auditoria para entidade que não seja de interesse público

Para entidades que não sejam de interesse público, se a rotação for considerada necessária, o sócio ou membro da equipe responsável por assuntos de independência identificará a substituição, especificando o período em que a pessoa não deve participar da auditoria da entidade e outras salvaguardas necessárias para cumprir com qualquer outro requisito relevante.

2.3 Conflito de interesse

Podem surgir conflitos de interesse em diversas circunstâncias, por exemplo, quando um sócio ou membro da equipe representa dois clientes, o comprador e o vendedor na mesma transação, ou presta assessoria a um cliente na contratação de pessoa para um alto cargo dentro da empresa quando o sócio ou membro da equipe sabe que o candidato é cônjuge de algum empregado da firma.

A NBC-PA-290 e a NBC-PA-291 contêm requisitos referentes a interesses, influências ou relações que podem criar conflito de interesse. Sócios e equipe devem estar livres de quaisquer interesses, influências ou relações com relação a assuntos de clientes que prejudiquem o julgamento profissional ou a objetividade.

2.3.1 Conflito de interesse - Firma

A firma é responsável por desenvolver, implementar, cumprir, executar e monitorar métodos e procedimentos práticos planejados para auxiliar os sócios e a equipe a entender, identificar, documentar, lidar com conflitos de interesse e determinar sua adequada solução.

Sugere-se que a responsabilidade pelos procedimentos adequados a serem seguidos quando conflitos e potenciais conflitos de interesse tiverem sido identificados seja atribuída à pessoa com a responsabilidade primária pela ética na firma.

Após consultar outros sócios e equipe, a pessoa responsável pela ética na firma deve ter a autoridade final para a solução de qualquer situação de conflito de interesse, que pode incluir:

• estabelecer e comunicar medidas de planejamento preventivas para evitar situações de conflito de interesse que possam surgir;
• determinar e requerer medidas e procedimentos específicos para tratar adequadamente o conflito, proteger informações confidenciais e específicas do cliente e assegurar que os consentimentos adequados sejam obtidos e as divulgações feitas quando se determina que é aceitável agir;
• documentar adequadamente o processo, as salvaguardas aplicadas e as decisões tomadas ou recomendações feitas;
• recusar ou suspender o serviço, o trabalho ou a medida; e
• aplicar procedimentos disciplinares e sanções a sócios e equipe por não cumprimento.

2.3.2 Conflito de interesse - Sócios e equipe

De acordo com o Código de Ética Profissional do Contador, sócios e equipe não podem aproveitar informações de clientes para ganho pessoal e devem tomar as providências razoáveis para identificar circunstâncias que poderiam apresentar conflito de interesse. Eles devem exercer o devido zelo, seguir a política da firma e sugere-se que discutam as circunstâncias específicas com a pessoa responsável pela ética na firma, quando adequado, para determinar como tratar a situação e se um serviço específico não deve ser aceito.

Sempre que conflito ou possível conflito é identificado, os sócios ou a equipe não devem agir ou prestar assessoria ou comentários até que tenham analisado detalhadamente os fatos e as circunstâncias da situação. Se uma pessoa é designada como responsável pela ética na firma, sugere-se que seja obtida a concordância dessa pessoa para assegurar que foram aplicadas as salvaguardas, feitas as comunicações necessárias e é apropriado agir. Sugere-se, também, que a decisão de agir ou prestar assessoria nessas circunstâncias seja totalmente documentada.

Normalmente, o cliente é notificado sobre o interesse de negócio ou as atividades da firma que podem representar conflito de interesse, sobre todas as partes relevantes conhecidas em situações em que a firma está atuando para duas ou mais partes em relação a um assunto em que seus respectivos interesses estão em conflito, e que os sócios e a equipe não atuam exclusivamente para um cliente na prestação dos serviços propostos. Em todos os casos, o consentimento do cliente para atuar deve ser obtido.

Quando a firma decide aceitar ou continuar o trabalho, sugere-se que sócios e equipe documentem no arquivo do trabalho os conflitos identificados, normalmente nas seções de aceitação e continuidade de clientes ou de planejamento. Isso pode incluir qualquer correspondência ou discussões relativas à natureza do conflito, bem como quaisquer consultas com outros, conclusões obtidas, salvaguardas aplicadas e procedimentos seguidos para tratar a situação de conflito.

No caso de ser requerida confidencialidade interna, pode ser necessário evitar que outros sócios e equipe tenham acesso às informações com o uso de firewalls; segurança física, pessoal, de arquivos e de informações, acordos de não divulgação específicos, segregação e bloqueio de arquivos ou de acesso a dados. Quando essas providências são tomadas, todos os sócios e equipe envolvidos devem respeitá-las e segui-las sem exceção. Se para os sócios e equipe não ficou claro quais são suas responsabilidades em relação à avaliação de conflito ou possível conflito, sugere-se que o assunto seja discutido com o pessoal não envolvido para auxiliar na avaliação. Se uma pessoa tiver sido designada como responsável pela ética na firma e a situação de conflito é significativa ou especialmente delicada, sugere-se que o assunto seja encaminhado para essa pessoa para ser revisado.

No caso de sócios e equipe tomarem conhecimento de outras pessoas atuando (conscientes ou inadvertidamente) em situações contrárias às políticas da firma ou determinações específicas relacionadas aos trabalhos (exceto caso insignificante ou não relevante), recomenda-se que o assunto seja imediatamente encaminhado à pessoa responsável pela ética na firma (quando aplicável). Sugere-se que, se o assunto não for adequadamente tratado pelo pessoal responsável pela ética, ele seja encaminhado para a autoridade de nível mais alto na firma.

2.4 Confidencialidade

Todos os sócios e equipe devem proteger e manter a confidencialidade de quaisquer informações de clientes que devem ser mantidas confidenciais e protegidas de acordo com as leis aplicáveis, as autoridades reguladoras, o Código de Ética Profissional do Contador e outras normas profissionais, a política da firma e as instruções ou acordos específicos com clientes.

As informações de clientes e quaisquer informações pessoais obtidas durante trabalho devem ser usadas ou divulgadas somente com a finalidade para a qual foram obtidas.

Sugere-se que as informações pessoais e de clientes sejam mantidas somente conforme definido pela política de acesso e retenção da firma (ver item 7.5). Os documentos devem ser mantidos em arquivo pelo tempo necessário para cumprir os requisitos profissionais, regulamentares ou legais.

Recomenda-se que a firma desenvolva uma política para que as informações pessoais e de cliente sejam tão precisas, completas e atualizadas quanto possível.

Recomenda-se, também, que a firma desenvolva uma política que permita que uma pessoa ou um cliente (com autorização adequada), por solicitação, seja informada da existência, utilização e divulgação de informações pessoais ou informações de negócios equivalentes especificadas e tivesse acesso (conforme adequado) a essas informações.

2.4.1 Confidencialidade - Firma

A firma deve cumprir suas obrigações legais, profissionais e regulatórias referentes à legislação de privacidade (se aplicável) e à NBC-PA-01. Esses requisitos se estendem à legislação de privacidade do país em que a firma está estabelecida, e pode se estender também a qualquer outro país em que a firma presta serviços.

A firma pode cumprir essas obrigações das formas a seguir.

Uma pessoa é nomeada como responsável final por implementar, cumprir e executar a proteção de informações pessoais sob controle da firma e pela confidencialidade dos clientes. Essa pessoa terá a autoridade final para a solução de situações de privacidade e de confidencialidade de cliente.

A firma comunica suas políticas e fornece acesso a informações sobre orientação, regras e interpretações por meio do manual de controle de qualidade, outra documentação da firma (como materiais de treinamento) e eletronicamente, para informar todos os sócios e equipe sobre requisitos e assuntos de privacidade e de confidencialidade de clientes.

Sugere-se que a política da firma utilize tecnologia padrão do setor, incluindo firewalls, hardware e software, bem como procedimentos de transmissão e armazenamento de dados planejados para reter, catalogar e recuperar informações eletrônicas e proteger essas informações do acesso não autorizado ou do uso inadequado (interna e externamente) (se aplicável).

Sugere-se, também, que a política da firma exija a manutenção de procedimentos de manuseio e armazenamento de arquivos impressos internos e externos e instalações para proteger, reter, catalogar e recuperar informações de arquivos e para proteger essas informações do acesso não autorizado ou do uso inadequado (interna e externamente).

A firma pode requerer que seja assinada declaração de confidencialidade por todo o pessoal quando da contratação e pode escolher manter essa documentação em arquivo. Espera-se que todo pessoal esteja completamente familiarizado com a declaração da política da firma sobre confidencialidade e que a cumpra. O reconhecimento desse entendimento deve ser evidenciado mediante assinatura do acordo de confidencialidade da firma. Sugere-se que a declaração de confidencialidade seja obtida pelo menos uma vez por ano para servir como lembrete do requisito.

O Anexo B apresenta modelo de declaração de confidencialidade, que as firmas podem usar.

Estudo de caso - Exigências éticas

Para detalhes do estudo de caso, consultar a “Introdução ao estudo de caso” no Guia.