ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL - COMPLETA E SIMPLIFICADA

LEGISLAÇÃO E NORMAS SOBRE ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL (Revisada em 21-02-2024)

1. INTRODUÇÃO - LEGISLAÇÃO E NORMAS VIGENTES

A seguir estão as principais normas (básicas) sobre a Escrituração Contábil.

1. Escrituração Completa
2. Escrituração Simplificada
3. Escrituração Digital
4. Escrituração Governamental - Contabilidade Pública

1.1. ESCRITURAÇÃO COMPLETA

1. Decreto-Lei 486/1969 - Dispõe sobre a escrituração e sobre livros mercantis
2. Código Civil Brasileiro de 2002 - Direito da Empresa - Escrituração
3. RIR/2018 - Lucro Real - Escrituração do Contribuinte
4. PADRON - Plano de Contas Padronizado - adaptado ao SPED - Escrituração Digital
5. Princípios e Normas de Contabilidade
   1. NBC-TG Estrutura Conceitual - Elaboração de Demonstrações Contábeis
   2. NBC-TG-1000 - Contabilidade para Pequenas e Médias Empresas
6. Contabilidade para Grandes Empresas
   1. Contabilidade Integrada
   2. Contabilidade Centralizada e Descentralizada
   3. Contabilidade das Filiais, Sucursais e Agências
7. Ramificações - Especializações da Contabilidade

1.2. ESCRITURAÇÃO SIMPLIFICADA

1. Constituição Federal de 1988 (alínea "d" do inciso III do artigo 146)
2. RIR/2018 (Artigo 600) - Tributação pelo Lucro Presumido
3. RIR/2018 - Livros Comerciais
4. RIR/2018 - Livros Fiscais
5. Livros Comerciais e Fiscais - Texto com Informações Complementares
6. Livro Caixa - Informações Complementares
7. Incentivos Fiscais à Contabilização - Distribuição de Resultados no caso opção pelo LUCRO PRESUMIDO
8. A Escrituração Contábil e seus Comprovantes (Documentos Hábeis)
9. Lei Complementar 123/2006 - Estatuto das ME e EPP - Simples Nacional
10. NBC-ITG-1000 - Modelo Contábil para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte

1.3. ESCRITURAÇÃO DIGITAL

• Contabilidade Digital
  • PADRON - adaptado ao SPED - Sistema Público de Escrituração Digital
  • NFe - Nota Fiscal Eletrônica
• NBC-CTC-2001 - Formalidades da Escrituração Contábil Digital para Fins de Atendimento ao Sistema Público de Escrituração Digital - SPED

1.4. ESCRITURAÇÃO GOVERNAMENTAL - CONTABILIDADE PÚBLICA

• Princípios de Contabilidade sob a Perspectiva do Setor Público
• NBC-TSP-01 - Normas de Contabilidade para o Setor Público
• Contabilidade Pública ou Governamental

Resta-nos discorrer sobre as demais entidades que devem ter escrituração contábil completa e sobre aquelas que podem ter escrituração simplificada. Veja em: Métodos de Escrituração Contábil

2. CONTABILIZAÇÃO - INOBSERVÂNCIA DO REGIME DE COMPETÊNCIA

1. Definições - Regime de Caixa Versus Regime de Competência
2. Princípios e Normas de Contabilidade
   • Princípio da Entidade
   • Princípio da Competência
   • Demais Princípios de Contabilidade

Veja também:

• Lei das Sociedades por Ações - Regime de Competência - Artigo 177 da Lei 6.404/1976
• RIR/1999 - Regulamento do Imposto de Renda
  • Artigo 273 - Inobservância do Regime de Competência
• Ajustes de Exercícios Anteriores
• Resultados de Exercícios Futuros - Receitas Diferidas

2.1. DEFINIÇÕES - REGIME DE CAIXA VERSUS REGIME DE COMPETÊNCIA

Entende-se como processada pelo REGIME DE CAIXA aquela escrituração contábil em que o registro dos atos e fatos operacionais aconteça somente quando o respectivo valor em dinheiro for efetivamente pago (liquidado, resgatado).

Entende-se por REGIME DE COMPETÊNCIA aquele em que os atos e fatos administrativos e operacionais são registrados na contabilidade, independentemente de terem sido pagos ou recebidos à vista. Ou seja, Os valores relativos a despesas, bens e direitos ainda não pagos são contabilizados tendo como contrapartida Contas a Pagar. Por sua vez, os valores não recebidos são lançados como Contas a Receber.

Somente as pessoas físicas podem utilizar-se do Regime de Caixa.

Veja também Regime de Caixa Versus Regime de Competência

2.2.PRINCÍPIOS E NORMAS DE CONTABILIDADE

As pessoas jurídicas devem sempre utilizar o Regime de Competência para contabilização de Receitas, Custos Operacionais e Despesa Gerais.

O Princípio da Competência é parte dos Princípios e Normas de Contabilidade baixados pelo CFC - Conselho Federal de Contabilidade. É mencionado também na Legislação Tributária (RIR/1999 - Regulamento do Imposto de Renda) e ainda na Lei das Sociedades por Ações (Artigo 177). Nesta mesma Lei no § 1º do artigo 187 da Lei 6.404/1976, quando se refere à Demonstração do Resultado do Exercício.

Em complementação veja texto denominado Regime de Competência Versus Regime de Caixa em se discorre sobre as diferenças entre as normas de Contabilidade Bancária baixada pelo Banco Central e as normas baixadas pelo CFC. Veja as demais divergências em COSIF e no texto A Difícil Contabilidade no Brasil.

3. MÉTODOS DE ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL

1. Escrituração Completa das Entidades Sujeitas à Tributação pelo Lucro Real
   • RIR/1999 - Lucro Real - Escrituração do Contribuinte
   • Contabilidade das Sociedades por Ações - Lei 6.404/1976
2. Escrituração Completa das Empresas Tributadas pelo Lucro Presumido
   • RIR/1999 (artigo 527) - Escrituração Completa substituída pelo Livro Caixa
   • Incentivos Fiscais à Contabilização
3. Escrituração Completa das Entidades do Terceiro Setor (Sem Fins Lucrativos)
   • Para Manutenção das Isenções ou Imunidades
4. Escrituração Completa Segundo as NBC - Normas Brasileiras de Contabilidade
   • Formalidades da Escrituração Contábil
   • Contabilidade das Pequenas e Médias Empresas
5. Escrituração Simplificada das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte
   • Lei Complementar 123/2006 - Simples Nacional
6. Escrituração Simplificada Segundo as NBC - Normas Brasileiras de Contabilidade

3.1. ESCRITURAÇÃO COMPLETA NAS ENTIDADES SUJEITAS À TRIBUTAÇÃO PELO LUCRO REAL

1. Definições e Legislação Vigente

Veja também: Contabilidade para Grandes Empresas

• NBC - Normas Brasileiras de Contabilidade
  • NBC-TG - Normas Técnicas Gerais
  • NBC-TA - Normas de Auditoria Independente
• Contabilidade das Sociedades por Ações
• Contabilidade Integrada
• Contabilidade Centralizada e Descentralizada
• Contabilidade das Filiais, Sucursais e Agências

3.1.1. DEFINIÇÕES E LEGISLAÇÃO VIGENTE

Escrituração Completa significa que os lançamentos ou registros nos Livros Contábeis devem ser efetuados de conformidade com o exigido das pessoas jurídicas tributadas pelo regime de LUCRO REAL. A contabilidade destas deve ser formalizada de conformidade com disposto no Decreto-lei 486/1969 e também com base no estabelecido pelo Código Civil de 2002.

No Decreto-lei 486/1969 lê-se:

Art 2º A escrituração será completa, em idioma e moeda corrente nacionais, em forma mercantil, com individuação e clareza, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borraduras, rasuras, emendas e transportes para as margens. (Veja o Decreto 64.567/1969)

Veja no artigo 246 do RIR/1999 a consolidação da legislação em vigor e a relação dos segmentos operacionais das empresas obrigadas à Tributação pelo Lucro Real, que também são obrigadas a ter escrituração contábil completa.

Então, torna-se necessário verificar o que o RIR/1999 de forma complementar menciona sobre a Escrituração do Contribuinte, cuja consolidação da legislação em vigor está nos seus artigos 251 a 274.

É importante observar especialmente o contido nos artigos 269 e 270 do RIR/9999 sobre a Escrituração Completa, onde estão transcritos artigos do Decreto-lei 486/1969 e do Decreto-lei 1.598//1977, sendo que este último sofreu alterações.

Observe também o que os artigos 258 e 259 mencionam sobre as escriturações dos Livros Comerciais e Fiscais que neste caso são os Livros Diário e Razão tendo como auxiliares os Livros Fiscais relativos à entrada e saída de mercadorias para efeito de tributação pelo IPI - Imposto sobre Produtos Industrializados e pelo ICMS - Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e sobre Serviços prestados ou fornecidos pelas empresas privatizadas.

Veja também a formalização da escrituração contábil contida nos Princípios e nas Normas de Contabilidade expedidas pelo CFC - Conselho Federal de Contabilidade.

Veja ainda os comentários contidos no texto denominado A Supremacia das Normas Contábeis Ante a Legislação Tributária.

Comentários Sobre o Contido no RIR/1999

Embora o § único do art. 45 da Lei 8.981/1995 (§ único do art. 527 do RIR/1999) permita a utilização de um Livro Caixa pelas empresas tributadas com base no Lucro Presumido, elas podem ter Receita Bruta de até R$ 6 milhões por mês ou R$ 72 milhões anuais.

É importante salientar que em 1995 ainda não existiam os avançados sistemas de processamento de dados disponíveis neste Século XXI. Portanto, o citado Livro Caixa seria manuscrito. É impossível que uma empresa que fature 72 milhões por ano ainda utilize um Livro Caixa manuscrito.

Já naquela época eram comuns as Caixa Registradoras, porém, estas não ofereciam dados pormenorizados. As máquinas registradoras neste século XXI são minicomputadores, que permitem inclusive o controle dos Estoques, com a escrituração dos livros de entrada e saída de mercadorias.

Nas empresas com filiais e nas lojas de departamentos, cada um dos vendedores têm ao seu dispôs terminais de acesso ao sistema de processamento de dados centralizado. Veja explicações complementares em Contabilidade Integrada e em Contabilidade de Filiais, Dependências ou Agências

Assim sendo, parece absurdo que os legisladores tenham admitido apenas o uso do Livro Caixa, que é usado por pessoas físicas equiparadas a pessoas jurídicas (profissionais liberais, que passaram à categoria de MEI - Microempreendedores Individuais). O Empresário (Firma ou Empresa Individual) e a Empresa Individual de Responsabilidade Limitada

Para que uma empresa com Receita Bruta de até R$ 6 milhões mensais tenha mínimos controles, seriam necessários livros auxiliares como os livros entrada e saída de mercadorias, livros para controle da movimentação de contas bancária cujos dados podem ser obtidos por meio dos extratos das contas correntes mantidas nos bancos comerciais e múltiplos, livros para controle de contas a pagar e a receber, livro de inventário e outros menos importantes.

Portanto, diante de toda essa necessidade de controles, seria menos trabalhosa a implantação de um Livro de Balancetes Diários e Balanços (que já era utilizado pelas instituições do sistema financeiro) e a devida escrituração do Livro Razão de cada uma das contas movimentadas. O Livro Razão pode ser substituído por Fichário. Logo, já naquela época (1995) o Razão poderia ser efetuado numa Planilha Eletrônica com a impressão das folhas das contas movimentadas em cada mês e a impressão diária dos balancetes, que no final de uma ano resultaria em 4 livros encadernados trimestralmente.

Essa forma de agir dos nossos legisladores nos leva a crer que eles não têm a mínima humilde, capacidade técnica ou científica ou, ainda, o mínimo discernimento que os leve a consultar os profissionais da contabilidade e os empresários que serão afetados pelas leis por eles aprovadas.

Os legisladores não tinham e ainda não têm como justificar tal ato praticado (o de instituir novo sistema de registro contábil empresarial) porque, até as entidades jurídicas sem fins lucrativos (isentas ou imunes de tributação) estão obrigadas à manutenção de escrituração contábil completa.

Veja as regras aplicáveis às Rádios Comunitárias, que também devem ser observadas pelas demais entidades do Terceiro Setor.

Veja também:

• Incentivos Fiscais à Contabilização - Distribuição de Resultados
• A Importância da Contabilidade e as Vantagens da Contabilização

3.3. ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DAS ENTIDADES DO TERCEIRO SETOR

Em 19/11/2008 um contador responsável pela escrituração contábil de uma entidade de Assistência Social explicou:

O agente fiscal da Previdência Social está exigindo que a contabilidade da entidade sem fins lucrativos seja efetuada com base no Regime de Competência (isto é, com escrituração contábil completa do Livro Diário e do Razão).

Explicou ainda que a contabilidade da entidade era efetuada pelo Regime de Caixa porque o repasse das verbas públicas atrasava em muitos meses.

Em 14/07/2014, outro usuário do COSIFE escreveu:

Assumi a direção de associação de rádio comunitária no Estado de Mato Grosso e, no breve levantamento sobre a situação da mesma, constatei que não possui qualquer tipo de registro contábil.

Gostaria de saber qual é o regime contábil que a mesma deve adotar?

As respostas a cada um dos mencionados usuários do COSIFE estão no texto relativo à Contabilidade das Instituições do Terceiro Setor (Sem Fins Lucrativos), em que também foram colocados os endereçamentos para as NBC - Normas Brasileiras de Contabilidade e para o texto relativo à contabilidade das Rádios Comunitárias que, por serem isentas de tributação, são também Entidades do Terceiro Setor.

3.4.ESCRITURAÇÃO COMPLETA SEGUNDO AS NBC - NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE

• Formalidades da Escrituração Contábil
• Contabilidade das Pequenas e Médias Empresas

Em Construção

3.5. ESCRITURAÇÃO SIMPLIFICADA DAS MICROEMPRESAS E EMPRESAS DE PEQUENO PORTE

• Constituição Federal de 1988 (alínea "d" do inciso III do artigo 146)
• Lei Complementar 123/2006 - Estatuto das ME e EPP - Simples Nacional
• NBC-ITG-1000 - Escrituração Contábil para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte

Veja também:

• Incentivos Fiscais à Contabilização - Distribuição de Resultados
• A Importância da Contabilidade e as Vantagens da Contabilização

Em Construção

3.6. ESCRITURAÇÃO SIMPLIFICADA SEGUNDO AS NBC - NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE

• NBC-ITG-1000 - Escrituração Contábil para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte
• NBC-TG-1000 - Contabilidade para Pequenas e Médias Empresas
• Incentivos Fiscais à Contabilização

Veja também:

• Incentivos Fiscais à Contabilização - Distribuição de Resultados
• A Importância da Contabilidade e as Vantagens da Contabilização

Em Construção

4. LIVRO DIÁRIO VERSUS LIVRO DE BALANCETES DIÁRIOS E BALANÇOS

• Livro Diário Acompanhado do Livro Razão
  • Formalidade da Escrituração
    • Decreto-lei 486/1969
    • RIR/1999 - Lucro Real
      • Livro Diário
      • Livro Razão
    • Código Civil de 2002 - Escrituração
    • NBC - Normas Brasileiras de Contabilidade
• Livro de Balancetes Diários e Balanços Acompanhado do Livro Razão
  • Decreto-Lei 486/1969
  • Código Civil de 2002 - Escrituração
  • Normas do Banco Central do Brasil
  • NBC - Normas Brasileiras de Contabilidade