ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL

LIVROS E REGISTROS CONTÁBEIS, FISCAIS, SOCIETÁRIOS E TRABALHISTAS

LIVROS PADRONIZADOS E LIVROS ELETRÔNICOS (Revisado em 21-02-2024)

1. LIVROS PADRONIZADOS

LIVROS SOCIETÁRIOS

Em 19/05/2010 usuária do Cosife que é gerente de uma papelaria escreveu:

1. Gostaria de saber qual a marca de alguns fabricantes de Livros Societários?
2. Gostaria também de saber como faço para adquiri-los?

RESPOSTA SOBRE LIVROS PADRONIZADOS

Nas diversas papelarias ou livrarias especializadas em materiais para escritórios espalhadas pelo Brasil normalmente será encontrado apenas o chamado LIVRO DE ATAS (com margens ou sem margens) com diversas quantidades de folhas (50, 100 ou 200 folhas).

Caso existam cidades em que não sejam encontrados os citados livros comerciais e fiscais à venda, faz-se necessário procurar na Internet.

O Livro de Atas pode ser adaptado aos demais usos, como Livro de Presença de Acionistas ou Presença de Associados de Entidades SEM Fins Lucrativos, entre outros. Basta mudar o nome do livro no Termo de Abertura e de Encerramento.

Os Impressos, Livros de Atas e Livros de Registros Fiscais utilizados nas entidades com ou sem fins lucrativos e em escritórios de contabilidade podem ser encontrados em lojas especializadas.

Não encontrando o livro adequado, o citado "Livro de Atas" pode ser utilizado para suprir as diversas finalidade exigidas pela Legislação das Sociedades e por Cooperativas entre outras entidades sem fins lucrativos mediante adaptação.

Pode ser confeccionado também um Livro de Atas Eletrônico para cada evento, devendo ser observado o mínimo exigido pela legislação, como será explicado a seguir.

2. LIVRO DE ATAS ELETRÔNICO

1. OS TRADICIONAIS LIVROS CONTÁBEIS, SOCIETÁRIOS, TRABALHISTAS E FISCAIS
2. SPED - SISTEMA PÚBLICOS DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL

2.1. OS TRADICIONAIS LIVROS CONTÁBEIS, SOCIETÁRIOS, TRABALHISTAS E FISCAIS

O Livro de Atas das entidades com ou sem fins lucrativos, públicas ou privadas, também pode ser feito na forma eletrônica para depois ser autenticado na repartição pública competente, a exemplo de como são feitos os demais livros eletrônicos como o Diário e o Razão, quando impressos em papel.

Veja informações complementares em Livros e Registros Contábeis, FISCAIS, SOCIETÁRIOS E TRABALHISTAS.

2.2. SPED - SISTEMA PÚBLICOS DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL

O SPED - Sistema Público de Escrituração Digital, legalmente está autenticando Livro Diário e o correspondente Livro Razão (Escrituração Contábil Digital - ECD) remetidos para o referido sistema via Internet, de conformidade com padrões pré-estabelecidos. Também disponível o validador para Escrituração Contábil Fiscal - ECF.

Veja informações complementares em CONTABILIDADE DIGITAL.

Neste caso, de Livros Digitais que podem ser impressos, para cada Assembleia Geral realizada de conformidade com o previsto na Lei 6.404/1976, por exemplo, o livro conterá todos os documentos relativos àquela assembleia, como por exemplo:

1. Termo de Abertura
2. Índice dos documentos constantes do livro, na página seguinte ao Termo de Abertura
3. Ata de Reunião de Diretoria
4. Ata do Conselho de Administração (se houver)
5. Ata do Comitê de Governança Corporativa (se houver)
6. Laudo de Avaliação (art.8º da Lei 6.404/1976) - Reavaliação de Bens
7. Demonstrações Contábeis - Balanço Patrimonial e seus anexos definidos nas NBC - Normas Brasileiras de Contabilidade, na Lei 6.404/19776 - Lei das Sociedades por Ações e no Regulamento do Imposto de Renda (ou Prestação de Contas do Síndico no caso de condomínios)
8. Parecer do Auditor Independente (se houver)
9. Ata do Comitê de Auditoria (se houver)
10. Ata e o Parecer do Conselho Fiscal (ou do Conselho Curador ou ainda Conselho Consultivo nos casos específicos)
11. Edital de Convocação dos Acionistas ou dos Associados
12. Exemplares das Publicações Efetuados (cópia reprográfica)
13. Lista de Presença de Acionistas (ou de associados nas entidades sem fins lucrativos)
14. Ata de Assembleia Geral Ordinária ou Extraordinária
15. Tudo mais necessário ou referente àquela assembleia que foi realizada
16. Termo de Encerramento.

3. ENCADERNAÇÃO E REGISTRO DO LIVRO DE ATAS

Em 28/05/2011, usuário do COSIFe escreveu:

Gostaria de saber se todas as atas, estatuto, ata de constituição e os anexos como Demonstrações Contábeis, Laudos de Avaliação, entre outros documentos, podem ser agrupados em um só Livro de Atas. Então, quando totalizar, por exemplo, 50 (cinquenta) folhas, seria registrado em Cartório. No caso em questão, a empresa, até o momento, só tem isso, ainda não começou suas atividades.

Seria possível dar explicação mais detalhada sobre o assunto?

RESPOSTA DO COSIFe

Por Américo G Parada Fº - Contador -Coordenador do COSIFe

Em complementação ao escrito no tópico acima, podemos dizer que o  raciocínio lógico é o mesmo utilizado o “Livro Diário”, regulado pelo Decreto-Lei 486/1969, que pode ser encadernado e autenticado por mês, trimestre, semestre e por ano ou quando alcançar determinado volume de páginas.

As entidades jurídicas que ainda não estejam obrigadas a atender o determinado pelo SPED, o ideal é que pelo menos seja encadernado um livro para cada ano, tendo-se em vista que a Lei 7.450/1985 estipulou que o exercício fiscal deve coincidir com o ano-calendário. Veja em Período de Apuração no RIR/2018 (artigos 217 ao 237).

Sobre o Exercício Social e o Fiscal (Ano-Calendário), veja outras explicações no artigo 175 da Lei das Sociedades por Ações.

É importante observar que, depois do Termo de Abertura, o Livro de Atas, por exemplo, deve ter um índice do constante em seu corpo, principalmente quando contiver documentos complementares a diversas Atas de Assembleia Geral, como foi questionado.

O Livro de Atas pode ser registrado na Junta Comercial em que foram arquivados os atos constitutivos da empresa ou no Cartório do Registro Civil das Pessoas Jurídicas se os atos constitutivos da entidade com ou sem fins lucrativos estiverem registrados neste último.

Nas cidades em que não houver uma representação da Junta Comercial ou um Cartório especializado no registro de pessoas jurídicas, devem ser obtidas informações na Prefeitura ou em outro tipo de Cartório existente na cidade.

É importante destacar que o antigo DNRC - Departamento Nacional do Registro do Comércio foi extinto, mas, as Juntas Comerciais e os Cartórios do Registro Civil das Pessoas Jurídicas não foram extintos. Porém, em substituição ao DNRC foi criado o DREI - Departamento de Registro Empresarial e de Integração.

Veja também AUTENTICAÇÃO DE LIVROS E REGISTROS.

Para os efeitos legais, as normas para registro de Livros Comerciais e Fiscais estão no Decreto-Lei 486/1969.

Veja outras informações sobre os Livros de Atas de Assembleias Gerais.